目前，在英国，每个办公室职员平均每年至少要消耗掉1万张纸用于打印。而采用最新技术则能有效减少人们办公所产生的碳足迹。通过减少纸张浪费和选择更加环保的技术，每个人都可以为保护森林和防止气候变暖作出自己的贡献。
打印管理改善碳足迹
所谓打印管理服务，就是将一个公司的打印业务全部外包给一个经验丰富的第三方来完成。比如说施乐公司，能根据客户的各方面需求设计出一个最佳的打印系统。通过制定出一个适用于所有打印设备和工作流程的策略，企业可以更有效率地监控打印输出，减少浪费以及规范员工的一些不良行为。
通过对每个部门、团队甚至是每一个人的打印输出进行分析，企业可以更好地调节各部门的资源配置从而提高工作效率。通过减少不必要的输出和浪费，企业还可以减少纸张的消费量、节约能源，并改善企业的碳足迹。
据施乐公司估算，他们与英国电信公司联合推出的打印管理服务至少能帮助客户减少50%的碳足迹。在2012年，打印管理服务给环境带来的成果相当于在马路上停驶了30.4万辆汽车，其节约的电能可供23万个家庭使用一年。
文件管理节省空间
电子文件管理系统是一种能将文件以数字格式储存的软件。它实际上是一个数字化的文件夹或文件柜，能减少人们对有形资产和纸质复印文件的需求。
有些电子文件管理系统会将文件以图片的形式存储起来，还有一些则具有光学字符识别功能，从而将扫描到的文件转变成可编辑的文本格式。这种软件相当于一个数据库，能让用户通过关键词对文件进行搜索和分类。
从环境保护的角度来看，电子文件管理系统能够减轻打印部门的压力，并大幅降低纸张的用量。此外，它还能帮企业节省大量空间，减少人们对文件柜的需求，进而达到节约能源的目的。
绿色印刷软件促节约
绿色印刷公司（GreenPrint）等企业开发的绿色印刷软件能够显著提高纸张的使用效率。它可以在将印刷活件发送到印刷机之前去除不必要的图像或文字，减少纸张浪费。绿色印刷软件能够通过减少印刷活件所需要的纸张，最终达到提高生产效率和减少生产成本的目标。
这种分析型的软件能帮助企业评估印刷数量，挖掘节约成本的机会，并找到最佳的印刷管理方式。此外，用户还可以用它来分析库存，找出使用频率最高和最低的打印设备，从而更加合理地分配打印工作。
还有一些软件，例如派图公司的像素优化技术，能够在不影响印刷质量的前提下，通过降低像素来节约油墨和碳粉。
结合利用数字技术
为了实现环境效益的最大化，企业必须将数字技术与传统的打印系统有效地结合起来。比如说通过使用显示器、投影仪和智能手机等设备来降低整体的纸张需求。会议上所使用的材料也可以用电脑和手机来展示，而且修改起来更加快速方便。
现在大热的云技术也可以用来减少人们对印刷信息的需求。随着企业文件现在可以进行远程归档，人们也不再需要将所有的东西都放在内部的服务器上了。
（译自环境领导者网站）
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