企业信息化已经推进多年，信息化的重点，也从以往的信息传递流通方式向企业整体流程及日常管理方向延伸。打印设备作为企业对内对外的重要沟通工具，不仅在信息化的过程中充当着信息传输的重要节点，同时其使用和管理本身，也正在向信息化方向演进。目前，企业整体打印架构部署正在为企业管理者所接触和认知，这其中不仅包括简单文档的打印输出，同时也融入了包括设备管理维护、信息安全管理、运营效率管理等多方面工作。因此，对企业用户来说，兼具安全可靠与高效严谨的整体打印管理解决方案，将成为其实现设备高效管理与文印信息安全的有力手段。
目前，企业的高效运作和管理已经成为一个重要课题。特别是在信息化高速发展的时代，如何保证企业经营中各种IT设备高效运转，规避设备使用过程中的信息安全风险，这些问题都成为企业IT部门的工作重点。同时，企业对于管理和安全的需求与日俱增，也促使企业加快对相关硬件设备及软件解决方案的部署和更新。
近日，记者应邀走访了中国卫星通信集团有限公司，了解企业通过信息化手段管理打印设备、保障信息安全的现状。对于由惠普提供的打印安全管理设备及解决方案，企业IT部门在文件流转效率、管理效率和安全防护方面都给予了非常积极的反馈，企业的文印管理找到了切实有效的解决办法。
中国卫通：设备冗杂待管理，效率提高是关键
中国卫星通信集团有限公司（以下简称：中国卫通）从属于中国航天科技集团公司，是一家提供卫星运营服务的专业公司。中国卫通以天地一体卫星运营服务体系为平台，重点发展卫星固定服务、数字发行服务和卫星地面通信服务三大业务，致力于成为卫星综合服务运营企业。
作为一家经营高精尖技术服务，业务涵盖广泛的大型制造企业，中国卫通具有不少同类企业共同的特征——规模较大、部门复杂、IT设备数量和品种繁多。中国卫通信息中心主任、高级工程师李炜告诉记者，中国卫通是经过多次重组之后建立的，在一系列的重组过程中，吸纳合并了多个企业和单位，公司员工的规模超过了300名，正在使用中的打印设备有近百台。这些设备的品牌和型号多样，既有单机独立使用也有多人网络共享，数量众多的设备和复杂的设备架构给打印设备的管理、维护造成很大困难。
李主任表示，由于打印设备品牌、型号、类型繁多，IT部门很难建立起统一且行之有效的管理架构。在日常工作中，IT人员往往要在公司各个楼层之间忙碌，疲于应付不同设备出现的各种问题和故障，不仅耗费了大量人力，管理效果也不理想。复杂的设备现状，使企业不得不额外投入大量资金用于打印设备的管理和维护，使企业的打印和运营成本大幅上升。
除了打印设备管理的困境，文印信息的安全也是让信息中心员工发愁的难题。“虽然我们不是涉密单位，但由于公司经营的业务涉及高精尖技术，因此不少打印文档仍然包含一些敏感信息，”李主任说。据了解，为了确保敏感信息不在打印环节外泄，员工现在往往需要跑到保密室打印重要文档，或者在发送打印任务后一路小跑赶到打印机前。在打印环节存在的安全风险，也是企业亟待解决的问题。
鉴于企业目前的打印设备架构和管理现状，李主任强调，配备一套安全、完善和严谨的管理解决方案，将是未来公司文印管理的重点所在。
打印管理：增速提效 降成本
打印输出是中国卫通开展各项业务、各个部门进行沟通的重要信息渠道。 “公司的业务效率在提升，这也要求IT部门需要提升设备运营、管理的效率，跟上企业发展的脚步。我们希望能够得到来自专业厂商在技术上的支持和建议，帮助我们优化设备布局，提高管理效率，特别是建立一套具有信息化优势的管理办法，使我们能够简化工作流程，降低管理成本，” 李主任表示。
针对用户在打印设备管理上的难题，惠普为中国卫通提供了以惠普HP Web Jetadmin管理软件为核心，搭配HP LaserJet Enterprise 600 M602x黑白激光打印机所组成的企业文印管理解决方案。
李主任介绍，公司业务部门的日常打印量比较大，尤其是在制作工作安排及项目报告时，短时间内会有很大的打印量，需要打印设备能够提供高效、稳定的输出。公司业务对于设备的效率和稳定性有很高的要求，而惠普M602x打印机标配的自动双面打印功能和高达50页/分钟的A4幅面输出速度，无疑是企业增速提效的完美解决方案。经过近一个月的试用，李主任对于M602x的表现赞不绝口：“自动双面打印非常方便，不需要再手动放纸，也避免了因为放错方向带来的麻烦。每分钟50页的输出速度也完全能够满足我们的需要，将近一百页的报告不到两分钟就能全部打印完，速度非常可观，还能够节省很多纸张。”
而对于中国卫通面临的设备管理难题，惠普工程师介绍，惠普企业文印管理解决方案可以通过“优化基础架构”、“管理打印环境”、“改善工作流程”三大步骤，来帮助用户梳理现有设备，并且提升打印设备管理效率。针对用户设备品牌不同、数量繁多的问题，HP Web Jetadmin外设管理软件可以支持对几乎所有打印设备的管理，IT管理员可以通过软件对每一台接入局域网的打印设备进行登记、编号，并实时监控局域网内所有设备的运行状况，以及耗材、纸张使用情况等。管理人员还可以通过输出报告直接获得每台设备的打印量、耗材用量、设备故障数据，让打印管理变得简单直观。
同时，借助HP Web Jetadmin外设管理软件，李主任及同事们也能更加轻松地控制打印成本。借助软件的打印权限设置功能，IT人员可以为每台设备设置访问权限，只有被赋予访问权限者才能通过该打印机进行文档输出，以确保各部门能够清晰界定对不同打印设备的使用权限。同时， HP Web Jetadmin软件可以统计每台打印机的用量，快速计算出不同部门所花费的打印成本，为办公成本优化提供重要参考。此外，IT人员也可以控制用户对打印设备的额外功能——如传真、彩色打印等功能的访问，从而主动控制文印设备的使用安全与成本。
信息中心对于惠普企业文印解决方案的高效与智能给予了非常积极的反馈，李主任说：“有了HP Web Jetadmin管理软件，IT人员足不出户就能了解办公楼中每台打印机的状况，还能远程排除故障，以更少的人力成本，对公司的打印设备进行更加高效的管理。”惠普工程师也表示，M602x不仅输出功能强大，还具有良好的拓展性能，通过配备的EIO插槽和内置的附件连接端口，可供用户扩展打印机解决方案，实现设备进一步升级，适应企业不断提升的需求，保护用户投入。
信息安全：从物理隔离到软硬兼顾
惠普的企业文印解决方案，同时也包含了文印信息安全解决方案，可以帮助中国卫通一并解决文印信息安全风险带来的困扰。惠普工程师介绍说，HP Web Jetadmin所提供的打印作业追踪功能，让IT部门对每次打印任务都能够心中有数，确保印前、印中、印后的信息安全滴水不漏。在印前，通过设置不同部门打印设备的访问权限，可以确保重要文档仅在本部门设备上进行打印；在印中，IT人员可以监控每台打印设备的运行情况，并对打印设备的不当使用进行监控和预警；在印后，IT部门还可以通过由HP Web Jetadmin生成的报告，追踪打印作业的去向，牢牢掌握文印信息安全的主动权。
除了通过管理手段维护信息安全，在员工日常打印中，惠普打印设备也能提供简单易行的安全功能，防止信息经由打印机外泄。借助惠普M602x打印机拥有的PIN码打印功能，员工可以将打印作业以电子版形式存储在设备或服务器上，直到用户输入自定义的4位PIN码通过授权时，文件才会开始打印，有效防止出纸盒中的文档“丢失”和信息泄漏。同时，M602系列打印机还支持前置USB直插打印，员工可以插入U盘等移动存储设备，直接输出设备内的PDF文档，无需通过PC下发打印任务，规避了信息泄漏的可能，也可以有效防止由于木马、病毒及恶意软件入侵而造成的PC端信息泄漏。
李主任表示，以往公司对于敏感文件打印主要采取物理隔离的方式，员工在打印涉密信息时，必须提前提出申请，在获得批准后进入保密室进行打印。这种方式虽然能够确保信息安全，但延长了工作流程和周期，给员工增加了很多麻烦。通过惠普打印设备的PIN码打印和USB直插打印功能，员工可以在不增加工作量的前提下，确保自己打印文档的信息安全，大幅降低安全风险。再加上通过HP Web Jetadmin进行实时管理与监控，企业的文印信息安全与维护可以获得切实保障。
针对打印设备在转移、送修时离开IT部门管理范围的情况，惠普文印信息安全解决方案同样能够保证内部信息万无一失。惠普工程师介绍说，惠普企业级文印设备为用户提供了高性能的安全硬盘，所有打印机上接收和存储的数据都进行了加密。用户还可以使用安全文件清除和安全硬盘清除技术，彻底清除打印设备内的文件数据，杜绝在第三方维护过程中产生的信息泄漏。
展望：整体管理型解决方案将成未来趋势
当下，不同规模的企业都在借助IT设备实现业务流程上的信息化和智能化，而针对日益增多的IT设备，也亟待信息化解决方案予以有效管理。从中国卫通的应用需求和试用反馈来看，整体的打印设备管理解决方案恰恰是公司最迫切需要的工具。
惠普公司作为打印及成像领域的领导厂商，致力于提高信息交互效率、保障关键信息安全，确保企业和个人的关键信息在整个业务流程中实现安全传输、安全响应。从惠普助力中国卫通搭建企业文印安全管理解决方案的案例可以看出，由文印设备及服务厂商提供的同时包含硬件及软件的成套专业解决方案，将成为今后企业实现打印设备信息化管理的必然趋势。通过成套的打印管理解决方案，使用户以更高的效率和更低的成本，实现科学的设备管理，保证文印信息安全，将成为未来企业打印管理的发展方向。
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