在信息时代，教育机构改革不断深化，教研手段也在不断提高，包括校务办公、教学资源管理、教学综合信息分析与交流等在内的业务量不断增加，学校建设一套低碳且高效的办公解决方案已成当务之急。
日前，全球领先的数字办公解决方案提供商理光（中国）投资有限公司在得到教育部的鼎力支持下，联合举办了一场绿色校园办公研讨会，分享了绿色办公解决方案，以及针对高校环境所推行的综合办公解决方案和产品，旨在帮助高校在推行绿色低碳办公环境时，提高工作效率、节省成本、提升管理的科学性和实效性。
在讨论会上，北京第二外国语学院图书馆技术部主任朱海涛通过介绍自助式文印系统平台展示了学院在绿色办公解决方案的经验。他说：“自助式文印系统平台是时近在高校图书馆逐渐流行的一种自助式服务系统，构建在学校现有的校园一卡通网络平台上，利用数字复印机的功能，使用一卡通卡自助刷卡复印、打印、扫描，并且可以根据复印打印的纸张类型、数量和收费标准自动从卡中扣费，真正实现无人化管理。”
朱海涛向参会人员详细介绍说：“自助打印系统需要在电脑终端上安装打印驱动程序，在确定提交打印文档时，会弹出用户名和密码窗口，用户输入一卡通账户和密码，验证通过后作业文档被存在复印系统服务器上，当用户到任一打印点刷卡确认后，打印作业被提交给复印机打印和结算，记录信息存入服务器内，以提供检索和统计需要。”“而自助扫描系统类同于自助复印系统，刷卡认证后利用复印机的扫描模块可把扫描文档存入用户的网络硬盘中。其中的网络硬盘是校园一卡通系统为用户自动分配的网络存储空间，校园用户通过FTP登录方式下载扫描文档。”
对于复印机的工作原理，他介绍说：“复印机控制器将复印机设置为不可用状态，用户在刷卡机上刷卡，经控制终端与一卡通服务器验证通过后，复印机被改为工作状态，用户可以按照正常模式操作复印机，复印结束再刷卡或复印机闲置超过设置时长，将中止复印，由控制终端结算，提交复印系统服务器记录存档，复印机恢复为不可用状态。如果用户不刷卡结算而直接取走打印文稿，该用户的欠费纪录将被存在一卡通服务器上，下一次在任何地点刷卡使用时，一卡通服务器会自动进行结算，扣除所欠费用。”
朱海涛表示，自助式文印系统平台能极大方便读者复印文献资料，帮助学生利用网络中的任意电脑终端打印文档，并可就近刷卡取得打印稿，还可将图书文献扫描成数字文档，自动储存在为一卡通用户分配的网络储存空间中，在网络的另一端进行下载。北京第二外国语学院图书馆的自助式文印系统平台是低碳高效办公的解决方案范例。据悉，一份调查显示，在数码印刷机用户构成中，最大的用户群是学校，占41%，其次是政府，占30%。其他用户还有企业、医院、商业等。
与会人员谈到，在教育信息化的背景下，学校留存的很多教育资源以纸质文档留存，希望再利用却很难电子化，通过手工录入已有教育资源的内容，费时费力。对于一些教育期刊，杂志管理困难，随着阅览次数增多，纸质的杂志越来越破旧，造成资源流失。教育行业报纸，杂志，期刊等文档上往往有些精彩的内容，想要放到学校的网站上，而手工录入费时费力，准确率也不高。
“现在有了理光OCR文字识别解决方案，可以轻松地解决这些问题，只需通过理光的MFP扫描，就可以轻松地将纸质文档，按照原来的格式转换成WORD、EXCEL，并可搜索PDF等。”理光（中国）有限公司销售部副总经理宫琦向与会人员展示了学校如何进行成本控制与打造绿色环境的全新高效办公模式。
据宫琦介绍，针对教育行业的文档输出处理量大且繁琐的特点，理光将为高校度身打造一套灵活的办公解决方案。如理光的MTR文字识别解决方案可将纸质文档扫描导出多种文档格式并保持文档的原始版式，从而方便用户管理和编辑文档。GlobalScan整体扫描解决方案可与理光多功能复合机配合使用，根据业务需求方便定制界面，从而减少繁琐的扫描操作，并方便快捷地将纸质文档转为电子文档传输和存储，工作效率可提升80%。此外，通过导入IC卡实名打印，可大大减少不必要的打印输出浪费，做到优化办公环境的同时提高工作效率，节省成本，给地球多带来一份绿色。
与会人员一致认为，希望高校构建智能化、绿色低碳的办公环境，将环境意识和行动贯穿于学校的管理、教育、教学、科研建设中，做到提高工作效率、节省成本、提升管理的科学性与实效性，开创绿色校园办公新时代。
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