信息流和物流对数字工作流程的生产节点和设备起着串联作用，而信息流的形成则通过数字文件实现。同时，数字文件也是数字工作流程组织生产的“原材料”，例如排版、胶片记录和印版记录等生产过程都离不开数字文件，对数字印刷系统更是如此。由于文件是数字生产系统信息流的构成要素，因而文件的组织、管理和恰当调用对数字工作流程来说越来越重要，正成为印刷和相关企业创造价值的主要手段。
1 元数据与可扩展元数据平台
文件管理在很大程度上取决于专业人员的组织能力和技巧，对文件的良好组织和管理有助于建立有效的工作流程，但处理不当也能导致工作流程产生断点，以至于生产过程需要调用时，数字文件却不能到位，或调用到的文件不完整，甚至有错误。在建立并执行某一项目时，不仅涉及内容的收集和创作，形成与传播目标一致的媒体，也需要重新定位内容和媒体的使用目标，有用的文件要归档，无用文件则要丢弃，某些情况下还得恢复文件，乃至于涉及文件使用的批准手续和修订等。因此，在数字工作流程的每个节点跟踪文件以及文件中的有关内容，是每一位专业工作者面临的巨大挑战。
1）元数据
众所周知，元语言是定义语言的语言，以XML最为典型，应用十分广泛，例如JDF就是基于XML的数字工作流程标准。XML的英文全称是eXtensible Markup Language，译为可扩展标记语言，是因特网组织定义的一组规范，提供给软件开发者和文档制作者在网页上组织信息，对数字工作流程的操作者来说则可利用XML定义各种标记描述文档中的任何数据元素，而对定义标记的数量没有限制。
从元数据（Metadata）与数据库的关系看，它是定义存储在数据库中的数据形式的数据，因此可以说元数据是关于数据的数据。更确切地说，元数据用于描述数据的内容和特征，例如数据是具体的数字还是图形文件。通常，元数据可以嵌入到文件内，但也可以存放在其他地方，例如保存在数据库文件和内容管理系统中，甚至形成独立的文件。
2）可扩展元数据平台XMP
XMP是英文eXtensible Metadata Platform的缩写，由Adobe公司提出。XMP技术以国际互联网联盟（World Wide Web Consortium，俗称W3C）建立的一系列标准为基础，例如HTML、XML和CSS（层叠风格单，Cascading Style Sheets）等建议性通用标准，以适应工作流程对文件管理的更高要求。Adobe公司开发XMP技术的主要目标，是试图建立一个工业应用标准，在平面设计应用软件、文件格式和设备间共享元数据。可见，XMP必然定义为开放式技术，成为应用软件开发商和系统集成商的开放资源，可自由使用，使他们能受益于XMP技术。
本质上，XMP是元数据语言，或者说是一种标记技术，用于把那些与文件有关的数据嵌入到文件自身内。嵌入在文件中的数据始终"粘连"在文件上，随同文件一起在工作流程、网络甚至工作平台间流动，为管理人员和操作人员提供基础信息。此外，嵌入在文件中的数据不仅可以读出，也可以在生产过程执行期间更新和修改。
XMP具有下述四大主要技术特征：首先，XMP是可扩展的，这意味着用户可以按自己的特定需要、在某一特定的内容管理系统中自定义XMP应用；其次，XMP能接纳、或者说兼容于已有的元数据标准，因而不必重新构造应用系统；第三，XMP具有普遍适用性和国际性，支持多种语言；第四，XMP不会受到特定文件格式的限制，也不受数据库的限制。因此，XMP为处理数据流和简化工作流程提供了基础工具，不仅能在生产过程间实现数据沟通，查阅、编辑和存储元数据，也能将简单文件转换为带有智能的数字资产。
3）元数据与XMP的关系
在两者关系上，元数据是描述（或标记）数据的数据，而XMP则是位置在更上层的技术标准，能支持各种类型的元数据。通过XMP技术描述的数据称为XMP元数据，用于提供与文件属性有关的描述性信息，比如文件数据量、文件格式、文件建立日期和修改日期，以及其他涉及文件属性的信息。这类元数据会在Creative Suite中自动体现，而其他描述文件内容的元数据则由使用者添加，例如检索图像文件时所需的关键词、作者、标题和文件说明等描述性信息。
有了XMP技术后，所有嵌入在文件内的信息就能通过符合工业标准的XML语言实现开放式的访问。由于XMP与XML有相同的基本特征，即可扩展和可自定义，因而使用者能按需要修改数据，以符合自己的应用需求。对普通用户来说，以直接标记的方式使用XMP技术显然要求太高，但支持元数据格式的功能已集成在Adobe公司开发的新版本平面设计套装软件Creative Suite中，由PhotoshopCS、IllustratorCS、InDesignCS和GoLiveCS四个应用软件组成，因而使用起来不会有太大的困难。[next]
2 初始元数据
初始元数据即文件中的已有元数据，或者说是文件生成时由设备赋予的元数据，取决于文件来源，某些文件内很可能已包含了被嵌入的元数据。例如，有不少数字照相机拍摄时就在图像文件内部附加了有关的基本信息，包括图像宽度、高度、文件格式和拍摄时间等。此外，某些应用软件也具备在文件中嵌入某些说明文件特征基本信息的能力，比如图像尺寸、彩色模式和分辨率等，对此大家已经相当熟悉了。需要查阅这类信息时可通过应用软件的File Info对话框或Document Properties对话框进行，有的操作者甚至还有利用上述对话框添加某些基本元数据的经历。
是否在拍摄结果中嵌入了元数据与数字照相机有关。一般来说，大多数数字照相机在拍摄并生成数字图像时，文件内会嵌入元数据，在PhotoshopCS中打开后即可通过File Info对话框查阅。因此，为了取得对XMP元数据的基本认识，最简单的方法是查看那些由设备自动生成的元数据，比如启动PhotoshopCS后打开数字照相机拍摄得到的图像，并通过File菜单中的File Info命令打开相应的对话框，就可查阅由数字照相机嵌入在文件内的元数据，它们是与照相机、拍摄条件和图像文件等有关的描述性信息。
在File Info对话框的左侧包含多个选项卡列表，其中Description出现在选项卡列表的顶部。对数字照相机拍摄所得图像，Description子对话框的各项描述内容均显示为空白，但操作者可以添加诸如文档标题、作者、描述内容与作者、关键词和版权等信息，因为数字照相机不可能产生这些信息。
选项卡Camera Data 1和Camera Data 2包含的信息是不可编辑的，其中Camera Data 1子对话框告知与数字相机和拍摄条件有关的基本信息，比如照相机生产商、型号、拍摄时间、快门速度、光圈、照相机可使用的最大光圈、等价的ISO感光灵敏度和焦距等，而Camera Data 2子对话框提供的信息包括数字图像沿水平和垂直方向的像素数、数字图像长边的放置方向、图像在水平和垂直方向的分辨率、描述分辨率使用的计量单位、以位为基础的数据压缩比和颜色空间等，对这些数据的描述遵守EXIF（可交换图像文件格式，Exchangeable Image File Format）标准，由数字照相机自动生成。显然，XMP标准能读出EXIF数据，且保证文件在工作流程中流动时不会改变。[next]
3 内容元数据
XMP元数据大体上分成初始元数据和内容元数据两大类，数字照相机自动生成并嵌入在图像文件中的信息是第一类XMP元数据的例子，尽管这类元数据对工作流程十分有用，但最合适的文件描述性信息却来源于操作者，称为图像内容元数据。内容元数据可以编辑，因为只有操作者才知道如何准确地描述图像。即使数字照相机具备在图像文件内自动添加XMP元数据的能力，某些无法由数字相机自动生成的数据只能由操作者输入，例如自动生成的拍摄参数不完整而需要补充。在对文件作归档处理时，内容元数据将是至关重要的，对文件的调用、搜索和整理也是如此。
以PhotoshopCS为例，添加内容元数据的最简单的途径是利用File Info对话框，主要操作平台为Description和Origin两个子对话框，通过Description子对话框可添加的内容元数据包括Document Title（文档标题）、Author（作者）、Description（文档描述）、Description Writer（描述内容与作者）、Keywords（关键词）、Copyright Status（版权状态）、Copyright Notice（版权声明）和Copyright Info URL（版权拥有者的URL地址）等，而利用Origin子对话框则可输入Data Created（文件建立日期）、City（城市）、State/Province（州/省）、Country（国家）、Credit（信用）、Source（文件来源）、Headline（大字标题）、Instructions（指示信息）Transmission Reference（与文件传送有关的参考信息）和Urgency（文件紧急程度）等内容元数据。上述元数据提供与文件属性有关的重要信息，且由于这些XMP元数据被嵌入在文件内，因而执行设计和生产过程时很容易访问。
事实上，操作内容元数据的简化方法是建立元数据模板，这对一套需要共享公共元数据的文件集合特别适用。在File Info对话框中输入内容元数据后，激活Advanced子对话框即可存储元数据模板，此后就能在元数据面板上查阅。以PhotoshopCS为例，显示元数据面板的方法是打开文件浏览器，在该面板上也可以输入或修改内容元数据。一旦建立了元数据模板，模板中保存的元数据即可为其他文件共享。此外，对套装软件Creative Suite来说元数据模板也是可共享的，例如PhotoshopCS建立的元数据模板可以在IllustratorCS、InDesignCS和GoLiveCS软件中使用，因为Creative Suite的四个应用软件均使用同一个标准的File Info对话框。
File Info对话框通过Advanced子对话框的Replace（替换）和Append（扩充）按钮操作元数据模板，前者是忽略文件中的当前元数据，用新的元数据代替已有元数据，后者则在保留已有元数据的基础上将新的元数据扩充到当前元数据模板。此外，元数据的替换和扩充操作也可通过文件浏览器实现，访问Replace Matadata和Append Metadata功能的途径是执行文件浏览器Edit菜单中的相应命令。
对某些应用领域可能有自定义元数据子对话框的必要，以能提供特殊的附加信息，提高处理元数据的灵活性，以满足专用工作流程对元数据唯一性的要求。例如，设计公司和广告代理商要求建立自己的专有子对话框，增强文件管理和项目管理能力。用户的自定义子对话框称为专有XMP子对话框，但需要利用XMP子对话框创建工具才能实现，该工具可从Adobe公司的网站上下载，或自行编写，形成称为Custom Panel Description的文件。
通过文件浏览器同样能查阅、添加和修改元数据，但文件浏览器包含的功能更多。文件浏览器不仅提供元数据面板，也包含了关键词面板。只要选择了某一文件，则与该文件有关的元数据属性及其取值即会显示在元数据面板上。对文件的描述性信息将出现在标记为IPTC（国际报业电信委员会，International Press Telecommunications Council）的名称下，新闻行业常利用这一标准类标记文件内容。现在，由Adobe定义的XMP标准支持IPTC，使得其他行业也可利用新闻业制定的标准。
关键词也是内容元数据的重要部分，对关键词的操作可通过文件浏览器的关键词面板进行。为了方便用户操作，关键词面板提供三个默认文件夹，它们是Events（事件）、People（人员）和Places（地方），这些主题往往是指定关键词时使用得最普遍的，也容易记忆。人们最能记住的个人事件已经包含在Events文件夹内，包括生日（Birthday）、毕业日期（Graduation）和结婚日期（Wedding）三项。此外，关键词面板的People和Places文件夹中也列出了人名和著名的城市名称，但适用于西方国家。因此，为了定义符合我国国情的关键词模板，可采用添加关键词集合的方法，修改默认关键词，并将修改结果保存起来。[next]
4 元数据交换与ＸＭＰ技术的跨平台应用
1）应用软件间的元数据共享
前面讨论的较多的是如何在PhotoshopCS中使用XMP技术，但平面设计却往往涉及多个应用软件，比如在一个软件中建立文件，修改文件则在另一软件中执行，而内容合成和最终结果的提交又需要利用第三个应用软件实现。考虑到上面这样的需求，套装软件Creative Suite提供了对XMP元数据的全面支持，即用户定义的元数据标签和输入的描述信息在文件从该套装软件的一个应用程序“旅行”到另一程序时一起流动。
作为通用工作流程的一个例子，是作品由IllustratorCS创建，该作品转到PhotoshopCS中作栅格化处理或修改，最后再放置到InDesignCS中形成打印文档，或通过GoLiveCS产生Web页面。在上述工作流程中，团队操作是必要的，但团队成员可以在各种操作节点上充分地利用XMP元数据，包括查阅、更新和调用元数据。
2）XMP技术的跨系统使用
XMP是独立于操作系统平台的，目前支持Mac和Windows两种系统环境。由于创造任务的多样性和设计项目的复杂性，跨应用软件操作在某些情况下已显得不够，出现了跨系统平台设计的趋势。当文件在工作流程中转移时，元数据随文件一起流动，与操作系统无关，操作者照样能在不同的系统环境中查阅、编辑和保存元数据。
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