IT项目无论在大型商业机构，或中小企业都担当了一定的角色，而在你每天的生活中，或多或少都会遇上涉及此范畴的东西，就由你早上起床计起，你拿着的PDA手机(电子私人助理)开始，看看今天约会了那位老板吃饭，或与那位供应商见面，又或到晚上回家上网看facebook，与朋友聊天那一刻，都存在着IT成分。只是大家又有否察觉得到？
或有没有好好利用呢？今天我们就谈谈印刷业进行的IT项目计划，让大家对此有更深的了解。
企业在IT项目上的需求
以中小企印刷业为例，一般的日常运作分为档案储存、客户报价、定单处理、工序流程分配，以及物料库存管理。当中以工序流程较为重要，从订单开始，客户及管理层都想随时知道有关的工程单进度，这都不难理解，在客户的角度上，他们希望随时知道甚麽时候产品可完成，以便进行货运或市场销售。在内部管理层的角度上，他们想知道工程进度的情况，如何安排人手工作，按工程单需要向供应商订购物料(如纸张、油墨)，这可控制成本之余，还可减少积存滞销存货或物料不足的问题。
商业解决方案
一个合适的IT方案对所有业务是有利而无害，当然要配合各行各业的实际需要才可见效。今天香港大部分印刷业的大型厂房已移迁了内地，而中小型的印刷厂还在香港辛勤的打拼。而中小企正正就需要有系统化的改善，才可与员工及客户的合作关系紧紧连成一线，这样才能够於有限的资源中获取最大的利益，相信亦是各厂家、东主及管理层的愿景。
简易流程管理结合条码(barcode)应用
在每天大量的单据进出，中小企很不容易知道每张工程单的进度，或预测到工程能於那个时候可完成，如有一系统可从订单开始就加入自动识别码(即条码)来管理工程及生产程序，对中小企来说便是最理想不过了。主要的操作即是由第一张确应单开始就加入条码，无论外发单或国内厂房加工单，都可透过条码扫描跟进，配合简易操作。管理层或同事就可容易地知道生产进程，那么就可减少以往与同事及客户之间在工程延误上的问题，从而改善沟通的误会，增加工作效益。
投资及回报
进行以上建议流程管理的系统投资，分为两大方向，一是DIY自己建造，二是从市场上选购回来使用。当然，自己建造在金钱成本上有可能比外购回来便宜点，但在人力资源成本上就增加了不少，因要考虑的因素有很多。小老板可在电脑场上组装，或全公司总动员齐齐想办法，那么工程谁处理？那不是损失重大，得不偿失，还说得上有效益吗？
不用担心，在市场上也有相关系统可供企业选购，大的系统如ERP，中的有MIS，小型的有Job Tracker，以上都可在市场上选购，还有一般供应商除提供标准装系统外，还有些可按企业需要提供度身订做服务，任君选择。
以下是市场上一些相关系统资料：与大家分享以作参考之用。
Job Tracke工程单追踪
Job Tracker是三大应用系统中较易实行的系统：即『入门系统』。系统主要管理日常工程单，并套上条码编号，方便日後以条码扫瞄器阅读，减少抄写错误，而用户可按工程单需要，设置工序指示，例如印前制品设计、物料定购、出菲林或CTP、排版、切纸、印制、後加工或外判工序等，用户都可自由设定，而用户可跟据工序的次序，用条码扫瞄器阅读印在工程单上的条码，由开始、到进行、以至工序完成，都用条码扫瞄器阅读，直接写入系统内，减少键盘输入，而管理人就可透过系统图表，或报表查阅工序进度，方便与同事或客户间沟通。
ERP企业资源规划
ERP系统当然是以上最全面的系统，适合一些大型生产机构使用，当中组件包括报价、定订、物料采购、工程单管理、会计及船期等功能，非常仔细，当然成本也比两者为高，不但金钱上，也要有充裕的人力资源才能成事，回报自然有所不同。
MISP印刷业资讯管理系统
MISP算是以上两种系统之间的平衡，系统内也有工程单管理、工序设定、存仓管理、实时追踪、系统报告等资讯，而MISP支援多款专业流动手帐电脑，用户可选购适合的型号，以流动方式从手帐电脑查阅工程单资讯，或输入相关记录，如流程进度、生产时的突发事件(洗机、上油墨、维修等)、纸品存仓或物料提存等资讯，透过数据传送，送到伺服器上，更新日常运作记录。
结语
以上三种系统都有其特色，用户选购时应了解公司的实际需要，再衡量可付出多少，最好在选购前，与日後使用系统的相关员工多点讨论，列出所有需要，加以分析，以及与专家顾问研究哪个方案较适合，最後才作出决定。
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