每一个产品在销售或安装过程中都要经历几个阶段。最开始是客户作出购买数字印刷机的决定，然后是与销售人员进行谈判并达成销售合同，最后是对设备进行安装和对员工进行培训。今天，我们重点就要谈论一下谈判这个中间的环节。
任何一种合同都是由一系列条款组成和定义的。当购买和安装一个大型印刷系统或引进一种新技术的时候，人们要考虑到很多细节的问题。律师们也许也要介入到合同谈判的过程中。正如生活中的很多事情一样，如果你能提前说出自己的要求和期望值，与相关人员进行充分讨论并达成一致，那么你的整个购买过程就会变得非常顺利。
细节，细节
无论你处于谈判的哪一方，首先都要了解自己应该满足哪些要求和满足这些要求的最后期限，同时还要将各项工作列入自己的计划表。印刷服务供应商可能会以与现有客户签署的服务水平协议（SLA）为标准，因此应该明确自己在最后期限之前应该满足客户的哪些特殊要求。由于大家都知道事情并一定完全按照计划来进行，所以敲定一个大家都认可的“最后期限”还是非常有必要的。此外，由于安装一个印刷系统往往需要花费很长一段时间，所以谈判双方还应该讨论不同零件的送货时间，并将这些内容写到合同里去。比如说：印刷机组的送货时间是一个，而印后加工设备和邮寄系统的送货时间可能又是另外一个。人们之所以要讲这些设备的安装时间分开，是想有充足的时间对它们一一进行测试。与此同时，设备的购买者还能根据自己的需要开发出一套全新的程序。最后，不要忘了员工的放假计划，因为印刷厂要分阶段对员工进行培训，使其掌握新系统的使用方法。
在制定和实施安装计划的时候，最好还要找到一个人来充当“工程主管”的角色。这个项目主管应该了解每一件事情的进展情况和预定完成时间，同时还要对所有人员的工作进行协调，从而保证计划的顺利进行。我们很少看到只从一个设备商那里购买设备的印刷厂，在通常情况下，印刷机的供应商要承担起“项目主管”的责任，并为其他设备和软件供应商制定计划。当然，其他产品的供应商也要对整个的安装计划有所了解，并提出自己的意见。此外，要想保证计划的顺利执行，人们还要为所谓的“项目主管”找到一个帮手，让他负责与计划的每一个参与者进行沟通，回答他们提出的问题，并在主管不在的情况下，维持各项工作的正常进行。
混合和匹配
由于现在大多数印刷厂都是从不同的供应商那里购买设备并拥有一个已经制定好的生产计划表，所有最重要的是制定出一个针对于生产旺季和重要生产时期的计划。很多因素都会影响到已有设备的生产计划——例如改变设备的安装位置和对设备进行联网等——如何解决这些问题也应该成为安装计划中的一部分，并要提前采取措施，将不利影响控制在最小的范围内。
安装印刷机是整个安装计划中最显眼的一个步骤，但是对于生产过程来说，软件也是非常关键的，而且它还有可能对以前安装好的设备产生影响。虽然所有设备商都一再保证自己的程序和工具能与其他系统相兼容，但人们在安装之前还要对相关的细节问题进行讨论，以免出现成本和时间上的浪费。要让设备商知道你正使用哪种软件以及其他电脑上安装的不同版本的软件。此外，你还让他们知道你所拥有的定制化软件以及你是如何使用它们的，只有这样，这些软件才能更好地被整合到一个全新的系统中。
条款
这些问题看起来有些高深莫测，但它们能推动我们的谈判向前发展。我不是律师，所以不明白组成合同的那些法律术语，但这毕竟是我们做生意过程中的一部分。无论我们是要买房子，汽车还是延长电视的保修期，都离不开印刷品的帮助。
能否成功制定并执行一项印刷系统安装合同主要取决于我们在上面所讨论的问题。如果谈判双方能提前对每一个条款进行讨论并达成共识，那么合同执行起来就会标顺利，并且能满足谈判双方共同的要求。
显然，合同里必须含有谈判双方不能按时完成计划或满足对方要求时应该遵守的赔偿、限制和处罚条款，但是如果大家能提前对各项事宜达成共识，那么这些条款就永远都不会有用上的机会。
理解万岁
我建议你们在与设备商达成一致意见时，把所有内容都落实在纸面上。然后时刻牢记这些条款，努力去实现自己的目标。最关键的问题是要对计划实施过程中可能出现的困难和问题作好心理准备。就像生活中的其他事情一样，沟通和理解是获得成功的秘密武器。
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