挖掘“隐性需求”，优化办公流程

挖掘“隐性需求”，优化办公流程
——彩色数码复合机选购心得

　　岁末年初，又到各大政府部门、机构和企业用户集中采购办公系统的高峰期，“彩色商务”也相应地成为时下最流行的词汇之一。但是，相对于复印、打印、传真等直观的“显性”需求来说，用户对于一些高附加值的需求，往往缺乏主动意识，需要在专业人士的帮助和引导才会明晰，因而这些需求也被称之为“隐性需求”。

　　长期被忽略的隐性需求

　　近年来，我国的企业信息化建设取得了长足进步，许多用户把企业信息化作为提升企业竞争力的有力手段，然而相应地对办公自动化（OA）却往往缺乏应有的重视。一些企业对OA的认识陈旧，认为OA就是由复印、打印、传真和扫描四类功能组成，需要哪一种功能就采购哪一种，把各种功能割裂开来看待。其结果是，办公产品每年都增添了不少，但都是“头痛医头，脚痛医脚”，并未形成真正的办公“自动化”。

　　究其原因，柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司销售企划部森大辅部长认为，专业厂商对用户的OA需求引导不足，缺乏专业人员对用户OA系统组建提供足够的帮助和指导，是造成用户对OA认识简单化并长期忽略自身需求的主要原因。正是由于认识到这样的不足，柯尼卡美能达从去年开始在北京、上海、广州三地建立了产品展示中心，同时在全国大中城市建立起三百多家互动式体验店，就是为了增强与用户的需求沟通，帮助和指导用户发掘潜在和隐性的办公需求，提供更有针对性的产品和解决方案。

　　如何界定“隐性需求”？

　　那么，如何界定用户的办公需求？森大辅表示，根据多年来接触用户的经验，大致可以可以分为两大类。一类是“显性需求”，即目的非常清楚，能够完成某一些功能和直观的办公需求，比如，复印、打印、扫描功能，比如复印和打印的速度等等。另外一种类型则是潜在的、非直观的“隐性需求”。比如，需要彩色数码复合机而非黑白机，对打印强度和稳定性、可靠性的需求，对软件和解决方案的需求，对人性化、无纸化办公的需求等等。往往在采购初期，用户并没有意识到自身的这些需求，直到使用过程中发现问题，才一一去解决或者久拖不决，这就变成了一种“亡羊补牢”的措施。

　　举例来说，某企业在提出采购一系列办公产品的计划时，最初的需求非常简单，就是要取代过去的旧式复印机，能够高速、大批量的黑白复印就可以了。少量的彩色打印功能可以通过另外配置彩色打印机完成，彩色打印后再手工插入到整个文件的相应页面当中。经过销售工程师的了解和沟通之后发现，由于该企业经常要打印和制作大量的彩色宣传手册，虽然彩色打印页面的数量并不大，但在过去，需要从彩色打印机上打印出来，再进行手工装订，不仅费时费力还很容易出错。而彩色数码复合机则是彩色、黑白一次打印装订成形，极大地提高了制作效率。

　　如何挖掘隐性需求？

　　认识到隐性需求的重要性之后，用户如何挖掘那些不易察觉的“隐性需求”呢？森大辅表示，一方面用户要对OA系统引起足够的重视，可以通过网络等手段进行查询，了解最新的办公解决方案。另一种方式就是面对面接触和了解办公设备，从亲身体验入手，更好地摸清需求，比如到柯尼卡美能达的各个展示中心、互动式体验店，现场提出问题，现场由专业人员参与交流和沟通。这不仅对用户摸清需求有极大的好处，更能避免用户在OA上的盲目投资。

　　根据多年的经验，森大辅认为，用户的“隐性需求”主要集中在几个方面。首先是对“彩色商务”的需求，多数用户最初都把黑白复合机作为首选，认为彩色数码复合机“没必要”，要么把彩页打印外包给文印中心，要么使用彩色激光打印机或彩喷做一些少量的彩色输出。但是在经过接触和了解之后，有不少用户发现，虽然彩色打印和复印的数量并不多，但却非常重要。比如，一些用户通过制作彩色的商业计划书，极大地增强了该商业计划书的说服力和感染力，如果外包出去，就有可能导致重要的商业计划书内容泄密。

　　其次，是对数码复合机的文档管理、安全管理、成本管理等解决方案软件的需求。多数用户都认为办公设备只是承担基本的输出工作，殊不知通过硬件和软件的有效结合，完全可以进一步优化现有工作流程，达到事半功倍的效果。例如通过彩色数码复合机将书面资料扫描后转变为电子数据，不仅更便于分发，还可以通过厂商提供的软件进行快捷的文档管理和编辑，从而大大提高文档的使用效率。

　　第三，是对稳定性和可靠性的需求。每一个用户都希望拥有高稳定性的数码复合机产品，但是仅仅从机器的技术参数上又无法了解到真实的稳定性，尤其在执行一些高速、大批量的打印任务时，机器是否卡纸？是否保持良好的可靠工作？一些数码复合机由于长时间激光硒鼓的高温工作，就很有可能会出现死机、卡纸等现象。而一些数码复合机具备了“低温定影”技术，比如柯尼卡美能达Samitri“聚合碳粉”技术，输出时硒鼓和纸张不“烫手”，即使是大批量、长时间地打印也不会过热死机。

　　在用户最看重的投资回报率（ROI）和总拥有成本（TCO）方面，彩色数码复合机同样能很好地满足用户的需求。由于彩色数码复合机可以替代多台办公设备，可以在整个公司范围内、整个部门共享， 平均到每个人的采购成本并不高，同时与多台设备相比，减少了故障发生的机率和后期维修费用。在实施彩色打印控制之后，其彩页打印必须有相应的授权方可执行，在使用成本上也并不比黑白数码复合机高多少，但却更加能符合未来的彩色商务趋势。

　　事实上，已经有越来越多的用户开始意识到“隐性需求”的存在和重要性。森大辅认为，用户在采购数码复合机时，需要认清和挖掘自身的“隐性需求”，最好与经验丰富的专业人士进行反复和大量的沟通探讨，拟定有针对性的办公自动化解决方案，才能发挥出现代办公自动化手段的威力，优化办公流程，实现企业效率和竞争力的巨大提升。