印刷出版业数字资产管理DAM的提出，是有其发生、发展的原因和条件的。以前，印刷出版业的资产管理是非数字化的，如照片，只能是以胶片形式存储，一般是印前工人用笔记本记录下使用过的胶片及其存储的地方。当印刷出版物需要再版时，或另一个出版物需要使用这些照片时。就要从原来存储的地方设法把它们找出来；如果原来存储的地方不便于查找或找不到，会增加许多额外的麻烦；如果保存的胶片有损坏或者干脆已丢失，还得找到原稿重新扫描、拼版、复制。有的印刷厂抱怨说，出版物再版或者改换以其他媒体形式出版时，大约有一半的工作量要消耗在照片的查找与汇集上；还有的印刷厂说，他们多年来已积存有150万个文件，实在难以准确说出哪个文件的内容到底是什么?是第几版?放在哪里?
随着社会需求的不断增长，同一内容的印刷媒体出版物与非印刷媒体出版物之间的相互转换出版会时有发生，国外常称之为“repurpose”，即原来某个印刷出版物可能再要求以CD或Web方式出版，而后又需要印刷出版。据报道，有的出版物由印刷出版改为Web出版时，只在内容重新录入一项上就花费了10万美元。如果再需要对几十、几百张或更多的照片重新做扫描数字化处理，这个过程就会变得十分麻烦，花费更多。
即使是全部文字、照片都已经做到数字化了，对这些数量庞大的数字资产，首先也需要做到快速存储、检索与访问，然后才能进行下一步的必要处理。总之，数字资产管理DAM是必然要发生的，而其核心就是数据库技术。
核心是数据库技术
DAM系统的数据库中存储有大量的数字资产，为便于检索，有些是采用图书馆的索引方式，用户常使用Internet网络方法或其他高速通讯方法访问查找数据库，可下载低分辨率或高分辨率文件，还可实现与不同文件格式的转换。总之，DAM涉及到数据的捕获或输入、存储、管理、校正、处理、输出、分发和信息交换。显然，使用数据库技术，除了对资产的存储、检索、访问以外，还可以做更多的工作。在国外，DAM系统可与使用DAM技术的公司自己系统做信息交换、自动化访问产品价格信息、自动化控制与自动化财务数据处理等。
建立一个数据库是要花费相当多资金的，包括硬件与软件。一般来说，在50万美元上下，甚至更多。因此，如何选择、建立DAM系统，始终是一个很值得讨论的课题。
首先，DAM要做多大?是建立服务于整个企业的DAM，还是解决某个特定问题的DAM，对于许多企业来说，这似乎不是一个问题，如果可能，当然是建立服务于整个企业的DAM为好。从DAM系统的价格和技术实现考虑，建立一个全企业DAM的想法是不现实的。全企业DAM系统的价格太高，DAM系统供应厂商也不可能对整个企业的工作内容有深入的了解。因此，大部分被调研者都认为应当建立为解决特定问题而建立的、较小的、最佳品质的DAM系统。出版商也有类似的看法，当然有些是从价格角度出发，如有的出版商嫌全企业DAM价格太高，认为“DAM的价格应当像文字处理软件一样”、“DAM厂商是卖轮胎而要求付整辆汽车的钱，实在太贵”。不少出版商都希望能用DAM系统解决自己独特的问题，如报社要求通过DAM与兄弟单位和广告商共享有关内容与广告资产，有些出版商要求能解决文件内容和各种文件格式的转换问题。有些DAM供应厂商是在为印刷厂与出版社提供产品的，当问及具体供应什么DAM系统时，没有一家厂商的DAM系统是在为整个企业做全部的资产管理工作。
其次，是把DAM作为外部资源(outsource)合算，还是在机构内部设置自己的DAM为好?
当然，如果能行，谁都愿意在单位内部设置一个适合自己使用的DAM系统。但建立、运行和维护一个DAM系统在技术上是相当复杂的，使用单位是不容易掌握的，投资也是相当大的。因此，有人推荐利用外部资源的方式实现DAM数字资产管理。主要好处：一是在硬件与软件上投资少，如自己设置DAM系统以50万美元投资计，外部资源方式只需50万美元的3%～4%；二是可减少围绕数据库需要的5～10名雇员；三是因此可有较好的成本控制，并带来许多其他好处。
其实，利用外部资源的方式，还是在内部设置DAM方式，都不是绝对的，取决于单位的具体户之所以这样做是认为对数字资产管理没有很大的需要，不值得建立自己的DAM系统。
第二种：较大的公司机构往往需要建立自己的DAM系统，但因技术比较复杂，需聘请顾问来做维护管理。在这种情况下，有的印前公司就担当起顾问角色，与客户一起决定其DAM要求：从开始的工作流程到系统的类型、需要的硬件与软件，还安排出一个培训程序；顾问还应帮助客户获得、检查、安装与测试装备。在某些情况下，往往是第一年由印前公司提供专业人员去管理维护系统，以后这些较大的公司再自己管理DAM系统。
印前公司当然也可以与客户订立2～3年合同，按照客户要求，在客户现场建立并管理DAM。这种DAM系统主要包括资产内容管理、扫描、打样与输出，以及其他被客户所需要的某些特定服务。当然，这种与印前公司合作建立、管理DAM的方式，需要付给印前公司必要的费用。
起步小些 思路开放
DAM系统在20世纪90年代就已经开始出现了，但至今并未有大量的推广应用。过去的5～10年间，由于缺少高速的数据处理基础设施，也因为昂贵的数据存储费用与昂贵的软件，DAM系统的推广应用受到了阻碍。当然，在一些大中型企业中，DAM应用还是比较普遍的。有些大企业，它们的数字资产如照片、插图、工程图纸、影像，显示幻灯片、CD与文档等的种类和数量都很可观，甚至比印刷出版业对DAM的需求更为迫切，并且更具推广使用条件。一般说来，商业印刷厂与出版社大都属于中小型企业，大多数客户也是中等水平的，主要配置中等规模的DAM系统；少数高档出版社与印刷厂可能需要更高端的DAM系统，这取决于他们的工作需求。
近几年来，国外有关DAM技术的研讨会频繁地召开，有关DAM的文章发表了好几百篇，这说明DAM确实是一门正在不断发展的热门技术。与DAM相关的，随后又出现了诸如内容管理。信息管理、商标管理、知识管理、网络管理、社会管理、版权管理等各种新名词。近年来，超越DAM之上，还发展了适用于大型机构组织的ECI（Enterprise Content Integration，企业内容整合)新型的管理技术，超出了印刷出版业只是注重数字资产存储、检索、访问等最基本的要求。
采用DAM系统确实会给印刷出版企业带来不少好处。过去要花几小时寻找胶片、复制损坏的胶片，现在只需10～20分钟就完成了；有的印刷厂估计一年就能节省几十万美元。较大型印刷厂与出版社采用DAM系统已不算什么新鲜事，但对较小型印刷厂出版社还是难以做到的。一位印前公司经理直截了当地说：“小单位做不到DAM，因为他们没有技术资源，花不起在硬件与软件上50万美元的投资，舍不得花费昂贵的管理费用，也不可能在发展上继续投资。”
除了昂贵的投资以外，建立DAM系统还有许多其他必须考虑的问题。例如，如何索引你的数据库?如果开始时索引方式就不合适，以后会带来许多麻烦，而且难以改正。随后是如何把数字资产管理好?如何发挥它的作用，DAM系统存储的内容的版权问题如何解决?实际上谁真正拥有一幅图像?谁有权使用它，错用了后果如何?代价如何?你可能还会有从印刷出版与CD或Web多媒体出版相互转换的问题，以及在DAM中如何做格式转换，如何要求客户支付费用?当然也还有遍及各处的数据库安全问题等等。所有这些都不是很容易解决的。有的业内人士要求印刷厂出版社在建立DAM系统之前，要仔细考虑、考虑、再考虑。
当然，更要从积极方面去考虑建立DAM系统的问题。DAM的应用在印刷业应当是继续不断的增长。通常印刷出版业的商业印刷厂与出版社大都属于中小型企业，大多数客户也是中等水平的，适合采用中等规模的DAM系统。有的业内人士认为，感到有需要建立DAM系统的单位，不妨先考虑前述第一种方式，这样，投资、风险都不大；积累了经验之后，再考虑自己建立适合需要的单独的DAM系统。
应当看到DAM在印刷出版业的作用也将是持续增长的。业内人士分析，推广应用DAM在财政上的风险主要存在于建立大规模DAM基础结构上；如果开始时只是定位于一些更基础的DAM服务上，实际并不需要大的投资。关键是尽早起步，可能在短期内没有明显的利益，但是通过内部生产效率的提高，同时培育自己单位的技术力量，发展与客户更紧密的联系，确实具有真正的发展潜力。
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