构建数字资源管理系统

近年来，在快速发展的数字化印刷和印前领域中数字资源管理（DAM）成了一个热门话题，有人认为它有着巨大的增值潜力，也有人认为它可以使生产流程的效率有所突破。那么数字资源管理到底能给印刷业带来哪些好处呢？怎样才能构建高效的数字资源管理系统呢？
　　其实媒体资源管理或者称为内容管理还是个不太成熟的技术，其主要特征是大型数据库，该数据库是为“数字化资源”的存档和检索而设立的。这些“资源”可以是任何数字化格式的图形、文本或多媒体文件。
　　通过DAM将数字化文件安全地存储并有效地组织起来，为公司内各个部门，以及客户重新使用这些文件提供了方便，避免了大量的、非必要的重复工作。此外，工作流程也得以完善，变得更加非常流畅，可以直接实现作业的在线跟踪、文件格式转换。
　　在构建数字资源管理系统的结构时，需要选用的大量软件和硬件，通常这会令人晕头转向，而且它还涉及到许多复杂问题。尽管如此，如果能够克服这些问题，DAM就会成为公司的一个新增长点，同时还能提高公司的服务底价、增进与客户的关系。
　　在美国波士顿，Banta 公司建立了一个数字内容解决方案实验室，其负责人Paul Beyer说到：“在不远的将来，印刷公司将不只是一个印刷公司，而是一个信息服务供应商，他们迫切地需要管理客户的资料。到那时，印刷企业将不再为行业内缓慢增长的经济走势和较低的利润而感到困惑了，如果不寻找新的机会和事业发展方向，印刷公司将很难生存下去。”
　　Paul先生继续说：“资源管理是在过去的5年中随着工艺技术的数字化发展而衍生出来的一个新方向，它将继续发展下去。如果印刷企业能够理解这一点，他们将从中受益，好像以前那些率先采用桌面出版系统的印刷公司一样。如果对此置若罔闻，则将付出沉重的代价。”
　　Canto公司DAM软件技术服务部的负责人 Jon Hornstein声称，即使采用DAM系统最基本的结构也能大大地提高印刷公司的工作效率。他说：“我经常看到这种情况，一些公司承认自己需要进行资源管理，甚至委托别人拿出计划和调查方案，可最终却没有动静。他们也许害怕失策，但是如果能够有效地进行资源管理，方便快捷地找到所需资源将是一个巨大的优势。”
　　Hornstein曾是一位为印刷公司进行数字成像培训和咨询的顾问，他建议在选择DAM解决方案时，首先要考虑的是公司的商业目标。是为了更快地完成工作呢？还是为了减轻员工的压力和要求？是想减少重新排版的次数呢？还是想通过管理客户的（数字）资源来增加他们对你的依赖吗？或是想追赶那些已经采用了DAM系统并以此宣传自己的竞争对手？
　　Hornstein说“一旦你有了明确的目标，就可以进行选择了，其中最主要的一个方面是技术。你将如何存储这些图形文件？你愿选择哪种操作平台，是Macintosh还是Windows，亦或是NT和UNIX？还有如果需要远距离传输，还需考虑选择哪种网络连接方式或者需要哪种高速光缆？
　　另一个方面是工作流程。首先，你是否愿意为了使你的DAM系统最优化而改变工作流程？其次，改动最少而获益最大的关键在哪里？怎样才能用最少的投资获得最大的收益，这些投资有可能是资金方面的投入，也可能是改变工作流程所需的花费，或是改变员工和客户的工作习惯所需的资金。
　　第三个方面是未来的增长与发展。
　　Banta公司从一开始就尝试着把DAM作为商业印刷、可变数据印刷、CD-ROM以及网站发展服务中一个不可或缺的组成部分，目前他们的客户有目录出版商、发行公司、批发商和零售商。利用数字资源管理系统，目录用户可以连接到Banta公司的自动目录生产系统中查看在线的销售规划体系（关于定单顺序和库存量的信息）。
Bayer解释道：“存储文件与拥有一个可以控制格式并可多次利用资源的生产系统二者之间有着本质区别。其共同点都是为了使工作流程更加流畅。数据库可以带来极高的自动化程度。当你做一个页面的速度比去年提高3倍时，你就明白怎样才能赢得客户并赚取利润的了。
　　和Banta一样，芝加哥地区的Seven Worldwide 公司，即原先的美国Wace公司，为了响应客户降低费用和减少周转时间的要求，也在资源管理领域做了探索。目前，该印前公司向全球3000多家客户提供DAM服务，从简单的文件存档到文件转换、传送甚至工作流程的重新设计，他们一年的营业额大约为2亿美元。
　　Seven的外联主管Michael Conner说：“作为企业，我们有必要把这一技术变成生产力，以此来加强我们和客户之间的关系。同时由于数字化工作流程的引进，也会提高从设计到生产到运送整个过程的效率。”
　　满足客户不断变化的需求就是帮助他们在不断变化的媒体和市场中与国内外的名牌公司竞争。使用SEVEN的DAM系统，数字化文件经由ISDN线路、调制解调器或卫星进行传送，使得全球不同地方的人们可以用不同的格式和媒介接收同样的文件。Conner说：“稳定性和速度是至关重要的。”SEVEN公司预算全球的图文业务的将增长到3，500亿美元。
　　Sue Robertson是Inso公司的副总裁兼媒体资源解决方案的总经理，该公司近期兼并了Bitstream的Media Bank，他认为DAM在“总共8圈的赛跑中已经进入了第2圈”。稳定性、灵活性以及兼容性是用户考虑得最多的问题。MediaBank产品的目标是向印前公司、目录商、出版商、广告代理商及印刷公司提供可行有效的DAM解决方案。
　　Robertson说：“和市场上那些指定工作流程的销售商不同，MediaBank建立的是一个更通用的工作流程，操作者可以连续地使用那些对他们来说非常好用的命令和方法，在他们的指尖下会有更多的信息出现。”
　　加拿大最大的一家印前公司Quebecor Litho Plus利用MediaBank软件给客户提供了进入其DataVast存储服务器的权利，可以使用因特网浏览器来远程获得存储文件。当某一客户需要存储在服务器上的文件时，因特网服务器模块将动态地生成一个ＨＴＭＬ页面，显示那些极其细小的组成部分。
　　“我们的客户经常因为素材的其他用途而需要重新找回他们的数字化文件-----包括为新作品加入一些细节。”Quebecor（魁北克）电子应用软件公司的经理David Ballantyne证实说，“特别是对很多编辑和零售商而言，创建数字化文件，特别是图形文件，能够给他们带来许多额外的回报。现在，一个图形毋须重新扫描，修改和润饰就可以反复地被使用。”
　　Canadian Tire是Quebecor的一个大客户，每周都制作零售快讯和大量的目录册。每次反复使用图形时都可以节约大量的成本。据Quebecor数字资源的管理者Victor Imbrogno说：Quebecor对每个客户的服务费都取决于所存储的数据库的大小，并收取每月一次的维护费。
　　要建造一个能够处理大量图形及文件的DAM系统，构建计划至关重要。
　　“一个DAM系统如果使用得当的话，将是驱动整体的一个关键技术。那也表明它将可能直接影响每个人。”Hornstein解释说：“创作部门希望该DAM系统能够满足他们的要求，即‘直接从目录窗口中将文件拖到Quark软件里；IT界人们也有他们的特殊需求：希望DAM系统能够包含TCP/IP协议；而财会部的人们也有自己的要求：希望DAM系统能够把记录导入到Oracle数据库中。也许销售人员也会对DAM系统提出要求以获得帮助。
　　在Arandell公司（位于威斯康星州Menomonee瀑布）为数字化图形分类部门作技术销售的负责人Dave Koteski指出:他的公司在安装DAM前，他们用了一年的时间规划INS信息网络系统以及在外安装DAM系统的各种事宜。Arandell是为目录行业提供印刷与服务的最大的提供商之一。“以我的经验，在开始任何事物前都要对公司员工及客户进行教育，让他们知道他们与DAM的关系有多紧密—DAM不只是将一组数字文件或图形扔到一个较大的储存装置里。”Koteski说，“需要规定对文件的命名习惯，并通盘考虑和计划如何搭建数据库的结构，以便将来能够很容易地调用所需图形、文件。”
　　Koteski强调必须有一个称职的人来监控整个系统，以确保数据库内文件的命名习惯、搜索标准及信息组织得到良好统一的执行。简单的说，那个人就好像图书管理员一样。
　　“好比在一个普通的图书馆，你不能把一摞书随意扔到书架上，在搭建和组织图书馆时有着非常详细的规则，”Koteski说，“不幸的是，一些经理在事后才想起任命一个人作为‘图书管理员’。他们环顾四周，看到有一个人无事可做，于是就让她来负责数据库。”事实是任何人都可以购买并安装软件，可是管理它的这个人，即维护和组织者才是软件成功使用的关键所在。
　　事实上，在规划和搭建DAM系统的过程中，最重要的是对员工的培训。Hornstein说，培训甚至比正确选择技术还要重要。“实际上DAM系统只有两种形式的培训，”他说。“一种类型是教会人们如何使用该程序。比如有四种分类的方法和六种搜索的方法。那虽是一般的培训但很有必要。最有价值的是那些“定制的培训”，比如：给管理人员演示某一类文件是如何生成的，日后他们就可以点击某一个图标来观看，并且清楚那些页面正在编辑之中。
　　“所以定制的培训不仅仅是给人们演示如何使用一个软件-----它将展示用那个软件如何才能把他们的工作做的更好。为了提供这类培训，培训员需要理解该工作流程。这就是我们为客户Cumulus所做的工作。”
　　作为运行DAM系统的一部分，客户们也需要被“培训”，Quebecor的Imbrogno说。一个例子就是培训关于搜索文档所需的关键词。
　　“客户方面也有一些守旧的操作员，他们不喜欢变化，因此如果将客户作为系统管理者来培训的话，就可以更容易地执行该程序了。”根据数据库的大小，也许培训只会花费受训人员20%到30%的时间，可是透彻理解该系统却是非常重要的。
　　Arandell是由Minneapolis的WAM!NET网为WAM!BASE公司创建的一个测试网站，他们正在测试一些与客户协作的新方法。由于为印刷公司及其伙伴（代理商，客户和服务部）提供了监控方案，WAM!BASE公司利用了其高速的WAM!NET网络来进行目录编制、文件存取、调用和安全设置。印刷公司根据存储量以兆字节为单位付费，不需要购买任何附加的设备。
　　“对那些将印刷业务只交给我们的客户，我们有必要在管辖的站点内保存他们的数据库。但是对于那些与多家印刷公司和印前供应商都有业务来往，且自身还有一个巨型数据库的客户来说，WAM!BASE就是一个较好的解决方案。”Koteski解释到。“WAM!BASE是如此的开放，所以任何需要数据库中内容的人都可以自己操作，他们没必要再联系我们。”
　　地处达拉斯的Harper House是一家中等规模的彩色印前图形数据服务供应商。对他们来说，在创建了一个以海德堡LinoServer管理型数据库为基础的DAM系统后，国内的生产经营才是首要的目标。这个服务器方案以WindowsNT 或Unix 操作平台为基础。
　　“其次，我们为客户提供一个方法，浏览因特网并下载他们的压缩文件来建立文档，”Harper House的副总裁兼技术总监Chris Jackson说。“关键是要有足够的灵活性允许人们能在该系统内外进行工作。”
　　海德堡的DeltaBase管理器是另外一个选择，它给从小型到大型的印前设备提供了模块化、开放式结构的解决方案。用户可以通过小型的众多、预览文件或详尽的组成信息来获得他们想要的数字资源。“由于计算机直接制版技术的发展以及现今的拼版工艺，如果在生产中没有一个有效的DAM解决方案的话，这将成为一个管理中的噩梦，”海德堡的印前生产经理Tom Krumm强调说。
　　同样，把它誉为完美之解决方案的还有Imation公司出版软件的媒体部经理。“我们没有现货供应，也不提供原包装有问题的产品-----服务和支持才是最重要的，”Imation公司的Jason Thunstrom说。“我们专注客户对个性化工作流程、资金调查、文档报告的等需求。”
　　Seybol出版社的一位编辑 George Alexander提醒到，虽然资源管理对图文印刷公司来说有着非常巨大的发展空间，但它还只是最近3年里才出现且正在发展着的技术。同时，一些经营商最近缩减了业务或改换了目标市场，如果公司投入几千到几十万美元到各种硬件和软件中，也许会带来极高的财政风险。
　　“也许你不知道哪一个软件最适合，此外你也非常难以完全信任一些经营商的长远计划，因为现在的竞争太激烈了，”Alexander解释到。“我将仔细地倾听潜在销售商对该市场的兴趣，也要看一下他们已经装好了的系统。观察在同类产品中，他们的工作所占的比重。销售商日益专业化，那他们的发展方向是靠近你还是偏离你呢？他们是否你所在行业的客户呢？稳妥的方法是寻找那些业务相同并取得成功的人们，借鉴他们。”
　　在制作数字图形存储和印前生产的众多商家中脱颖而出的是亚特兰大的Iterated Systems公司，他们的产品StiNG采用了已取得专利的碎片转换技术，该技术能使印刷文件在传输时生成压缩的、可随意处理的图形，准确且无任何损失。他们最大的卖点是“无损压缩。”
　　Color Technology公司（CTI）是一家一流的为可口可乐，耐克和微软公司制作广告的高端印前公司。它内部使用了STiNG和Iterated公司新出的reXpress数字化图形处理软件，用于简化印前的工作流程，提高了效率并改善了图像的质量。目标就是加快工作进程。由于现在图形只需要扫描和编辑一次，为美编和创作人员节省了大量的时间。
　　“随着世界的快速发展，预定所需的时间缩短了，”他说。“以CTI的立场，DAM正在扩大新的商业机会，因为我们有很多时间来进行其他的项目。这将在整个数字化进程中起到决定性的作用，我们发现拥有一个超前的图形体系结构是一个关键的优势，它不仅仅是一个漂亮的网页浏览器或者是功能强大的搜索引擎或储存器。它要确保用户创作者能一下子就找到所需图形。这要求资源管理工具必须好用，而不只是一个改头换面了的图书馆卡片目录系统。你需要的是灵活且功能强大的系统。”
　在构建一个数字资源管理系统的时候，有一些基本的提示：
　　*头脑中要有个目标。弄清楚公司真正最需要关注的是什么。你的目标是不是提高生产效率和增加收入？你是否仅仅想把你和客户更紧密的联系起来？
　　*何种系统才算正好。什么类型的数据库平台最适合你将来的需求，它必须有哪些灵活性和功能？
　　*注意远距离控制。客户经常希望能远距离的进入数据库，使用一个专用的拨号服务器像ISDN和T1或者用因特网来下载图形以及监控生产中的工作进程。
　　*系统对工作流程的影响。不要试图发明一个任何人都可以用的系统，而是以从哪儿能得到最大的利益为出发点。记住，工作流程在它被重新设计前必须被充分吃透，该系统务必要容入其它的流程中去。一些DAM系统一体化后的特征如能查找客户的生产进度表和知道生产工作中各部分的状况。
　　*制定详细的计划。在你执行前，想好那些人要与此事相关。“与那些将要使用数据库的关键人坐下来确定你们将如何构建文件并组织它们，”Arandell 公司的Dave Koteski建议到。“整个观点是把它建好后，可以使任何人都能进入该系统并很容易地找到他们需要的信息。”
　　*培训和准备。建立服务器需要合格能干的管理员，他们分派许可证与路径，监管系统状况，创建有效的分类结构，利用具体情形使工作流程自动化。可能你发现不了那些隐藏起来的东西，如弄错标签或命名错误的文件。客户必须知道如何把资源添加到数据库中，并填写这些资源的信息，还要执行简单或复杂的搜索。