出版社书稿档案工作暂行规定

　　第一条　总　则
　　（一）书稿档案是国家科学文化发展的历史记录，是国家档案的组成部分。各出版社应建立、健全书稿档案制度，加强科学管理，以利保管、查找和利用。
　　（二）根据书稿档案的性质和特征，应与本社的文书档案分开立卷归档和管理；出版社应设立书稿档案部门或配备专人负责书稿档案的统一管理工作。
　　（三）出版社各专业编辑室要密切配合书稿档案部门认真做好书稿档案的收集、整理、保管工作。
　　第二条　书稿立卷基本要求
　　（四）书稿档案是反映出版社编辑出版各类图书（包括乐谱、书画、丛刊、期刊等）的历史记录，每一本图书编辑出版过程中形成的书稿文件材料，应按其自然形成规律和固有的历史联系进行立卷归档。
　　第三条　书稿立卷方法
　　（五）书稿档案是以书名立卷，每出一本书立一卷或数卷。并按卷夹封面所列项目（见附件一）填写。
　　（六）在一个出版社连续出版多种图书的著（译）者的书稿案卷，一般也应以书名立卷，并按出版年度归档。为便于利用和研究，可另立“书稿档案人名索引卡”（见附件四）作为辅助的查找工具。
　　（七）出版社各专业编辑室的书稿档案，在未出书前，责任编辑应将一本书的档案材料，收集、整理放在一个卷（袋）内，避免散失。出书后，要检查档案是否齐全，然后送书稿档案部门归档。
　　（八）凡接受出版的著（译、画）作原稿，根据其历史参考价值，由编务部门处理退留。凡决定留存的原稿（手迹），在出书后随书稿档案一起归档。
　　（九）卷内文件按文件之间的联系进行系统排列。
　　（十）如著（译）作原稿（手迹）和付印校样数量大，也可分开设专库保管，但需建立“书稿、校样保管卡”（见附件五），以利查找。
　　（十一）跨年度的书稿档案材料，放在图书出版的年度立卷。每个案卷应在卷首附 “卷内目录”（见附件二），要逐件填写，编上页码，卷末附上备考表（见附件三）。
　　（十二）卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。遇有照（底）片等，须标明标题和作者，装纸袋装订；装订线外有批改文字的须贴边装订；重要小条贴在大张纸上装订。装订时应去掉金属品，以免腐蚀文件。
　　（十三）出版社的全宗号由上级档案部门确定。卷号由出版社的书稿档案部门统一排列、编填。图书分类和编号由出版社按具体情况自行规定。
　　第四条　书稿立卷归档范围
　　（十四）每一本图书的书稿档案，应反映编辑出版的全过程，立卷归档的文件、材料范围如下：
　　（１）选题、约稿、发稿、出版情况记录和书稿合同、协议书。
　　（２）历次审稿意见：包括责任编辑初审、编辑室主任复审、总编（副总编）决审意见和外审、会审意见以及责任编辑加工整理记录。
　　（３）出版社的请示报告、上级的指示、批复和重要电话、面洽或会议记录。
　　（４）著（译）作原稿（手迹）和付印校样。
　　（５）与作者往来信件（事务性的例外）和退改意见。
　　（６）编审发稿单，出版记录卡，原稿退稿签收单。
　　（７）发稿后的变动（如书名、作者署名、发行方式的改变、停发、停印、停装、停售、报废等）通知单。
　　（８）稿酬、版税通知单。
　　（９）图书事故检查记录，以及印刷厂反映的重要问题记录。
　　（１０）有参考价值的读者重要来信、重要书（画）评。
　　（１１）再版修改意见。
　　（十五）书稿档案内凡涉及文书档案的文件，如向上级的请示报告、批复，出版物的停售、销毁通知，以及对外合作的合同、协议书等，须用副本（抄件）或影印件归入书稿档案内。
　　第五条　书稿档案的转移
　　（十六）出版社图书版权转移时，书稿档案一般应随同转移到另一个出版社。
　　第六条　书稿档案的保管期限
　　（十七）书稿档案依据使用价值和历史价值，分永久、长期、短期三种保管期限。
　　（十八）凡属于党和国家领导人以及全国知名作家、科学家的具有重要历史价值、艺术价值、科学价值的书稿档案，列为“永久”保管。这类书稿档案在出版社保管相当一个时期后，经鉴定、编造清册向档案馆移交。
　　（十九）凡比较重要的、具有长期借鉴、利用价值的书稿档案，列为“长期”保管。这类书稿档案系指５０年以内需要查考的档案。到期经过鉴定，认为需要继续保存的，则由出版社长远保存下去；需要升为“永久”保管的，应编造清册送档案馆。
　　（二十）凡是一般的、在一定时期内有参考利用价值的书稿档案（包括退稿的），列为“短期”保管。此类保管的时间一般是指１５年以下。到期经过鉴定，认为还需保存的，则仍由出版社保管。对确无继续保存价值的，经出版社领导批准后，可予销毁。
　　
　　附件一　卷　夹　封　面
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　　　　　　｜全宗号｜目录号｜卷　号｜
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　　　　　　｜　　　｜　　　｜　　　｜分类—————————
　　　　　　｜　　　｜　　　｜　　　｜编号—————————
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　　　　　　　　　×　×　出　版　社　书　稿　案　卷
　　　　　　　　　书（稿）名称———————————
　　　　　　　　　著　译　　者———————————
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　　　　　　　　　　　　　　　　卷内共　　　　　张
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　　　　自　　年　　月　　日起至　　年　　月　　日止
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　　　　保管期限
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　　　注：全宗号、目录号供上一级档案部门使用。
　　
　　附件二　卷　内　目　录
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　　｜顺序号｜文件名称或事由｜文　件　所｜备　　考｜
　　｜　　　｜　　　　　　　｜在　张　号｜　　　　｜
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　　附件三　备　考　表
　　本卷内优缺点或其他需要说明的情况：
　　　　　　　　　　　责任编辑：　　年　　月　　日
　　　　　　　　　　　立卷人：　　　年　　月　　日
　　　　　　　　　　　检查人：　　　年　　月　　日
　　
　　附件四　×××出版社书稿档案人名索引卡
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　　｜著　译　者　｜　　　　　　　｜笔　名｜　　　　　　｜
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　　｜顺序号｜　书　稿　名　称｜年　度　及｜　备　　注　｜
　　｜　　　｜　　　　　　　　｜档　案　号｜　　　　　　｜
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　　｜　１　｜　　　　　　　　｜　　　　　｜　　　　　　｜
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　　｜　２　｜　　　　　　　　｜　　　　　｜　　　　　　｜
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　　｜　３　｜　　　　　　　　｜　　　　　｜　　　　　　｜
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　　｜　４　｜　　　　　　　　｜　　　　　｜　　　　　　｜
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　　附件五　×××出版社书稿、校样保管卡
　　　　书　名—————————————
　　　　　　著译者—————————————
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　　｜版　　次｜　版　次印刷｜书号｜　｜库存号｜　　｜
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　　｜出版日期｜年　月　日｜存库日期｜年　　月　　日｜
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　　｜原　　稿｜　页｜作者校样｜　份｜付印清样｜　份｜
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　　｜附　　件｜　　　　　　　　　　｜经手人　｜　　｜
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