掌握信息资源——数字资源管理（DAM）综合指导

　　遇到过在计算机中寻找文件的麻烦吗？答案毫无疑问是肯定的。据一家权威机构调查表明，大多数的数字文件制作者平均每天浪费九分钟左右的时间来寻找放错地方的文件，大约有74%的人在找到之前就放弃了。因此数字资源的管理是非常重要的一个课题。

　　即使前面的数据并不代表你的经历，但有一点是肯定的：现有约四百种不同的文件格式被使用，无论对我们人类本身还是对硬盘驱动器都是一种超负荷的运转。
现在有许多公司在开发一系列的新型软件用以控制寻找文件所带来的麻烦，产品从价值十美元的共享软件到100，000美元甚至价值更高的全套定制多服务器系统，应有尽有。

　　只要想到数字图像技术的飞速发展和越来越便宜的存储介质的出现，那么这种爆炸性增长就一点也不奇怪了。而对数字图像的管理仍然很困难，无论是数码相机的用户还是经验丰富的印前专家都面临着这一问题。据一些机构调查，资源管理市场产品和服务的价值已达到每年10亿，而这一数字在未来的两年内预计突破53亿。
那么资源管理真的能提高和创造财富吗？我们又是如何进行选择呢？

创新之所在
　　其实数字资源管理这一概念并不是新名词，它的背景甚至可追溯到Mac操作系统的Finder及分级文件管理系统之前，有人认为该系统的推出代表着世界上数字资源管理的首次应用。

　　数字资源管理软件是一种特殊的数据库引擎，通常作为Qracle,Sybase以及Microsoft应用程序的改进部分。而Canto软件公司的Cumulus,却采用自带的数据库，从而避免了额外的注册费用。值得注意的是数字资源管理器本身并不储存文件，而是细致地指出在硬盘或中央服务器中通往文件地址的途径。这一指示系统有很多优点：大大简化了文件更新过程并保证了文件的安全性，避免了文件被不小心删除，移动或重命名的可能性，这一点在处理含有多个工作组或多个分开部门内容文件时尤为重要。

　　数字资源管理系统不仅仅是数据库引擎，它还具有更多的功能。用户可以使用数据库存储图像的分辨率、文件大小和原代码等重要信息（有时还可以运行分离的数据库软件来提供更强大的动力）。而DAM应用更进一步，具有图片预览、视频和音频片段的媒体播放、支持手写体和管理其它特殊内容工具的功能。

　　那么一个专门的资源管理系统的优点是什么呢？看看原来的工作台吧，堆着的纸屑、业务单的封套、艺术家的作品、胡乱写的便条以及被咖啡沾污了的时间表，这些乱七八糟的去、东西中至少会有一点有价值的信息——这些有些价值的信息即构成DAM的术语：元数据”。

　　元数据的严格定义是关于信息的信息，通常由一些说明性内容组成，如文件名，类型，大小等，以及其它从源代码中提取出来的微小成分组成。资源管理系统中的元数据还可回答其它的问题，如：图像来自何处？何时在哪一版面上出现？作者是谁？包含哪些权利？每名职工对客户提供服务的时间是多少？虽然丰富的元数据可使真正的数据流有所改进，对大型组织更是有益，但这一领域仍是麻烦最多的领域。

谁排第一？
　　由于数字资源的范围非常广（可能是图像，文本，视频，声音文件――简而言之，是所有的用计算机创造出来或销售给客户的东西），数字资源管理市场面对的是一个范围广泛的行业范围，而且每一个领域都有其特定的需要。DAM产品中，可以发现有为传播媒体（电视和电影）、图书及杂志出版、目录出版、可变数据印刷、公司市场部、印前服务部门、小型艺术设计公司以及新生的网络出版等专门设计制做的产品。

　　毫无疑问，这些产品也很模糊，很少有一种产品能完全适应单一的功能，而大多数卖主又期望销售出尽可能多的产品。更复杂的是，企业经常通过发布同种产品的增强版及特殊版来针对多个市场领域。例如，Extensis公司就推出许多名称相似的资源管理器，包括个人用户使用的价值为200美元的图像管理器和价值2，500美元带有五套客户系统的基于服务器的工作组版本，统称为Portfolio4.0。
那么如何分辨哪种产品适合使用呢？又如何区分各种不同的产品呢？
　
　　资源管理并不在于有多少资源要去管理，而是有多少人去管理资源。在DAM软件的进化过程中，软件的种类可依据需要多少人来实施管理服务来划分：个人、工作组（从两个的设计组到很多职员的部门）、企业（在一间大公司内包含有多个部门）以及数字服务提供者（可提供公司与公司之间的资源管理）。

图像编目器
　　图像编目器的价格通常在20美元到200美元之间，主要用于个人使用者进行有限的资源管理，它经常被比喻成照片集或数字图片集。如果你所需要的仅是从众多的图片、声音、动画以及超文本文件中观看、编辑、查找图片，这一价格段的产品应该完全可以胜任。由于大多数此类产品也适用于互联网，因此可以很方便地将完全的目录输出成HTML格式，进行在线浏览。

　　这类资源管理还有其它优点，包括联合起来提高效率（删除过时的副本内容），和更准确地跟踪潜在的智能财产权的能力。

　　这类产品包括Digital Arts & Sciences公司的 ImageAXS,Extensis公司的 Portfolio4.0（单用户版本）， Canto Software公司的Cumulus Desktop4.0，Jinter公司用于 Ouark Press的Treasure Xtension，以及Alaras公司的Tropix。以下两种新产品还有一些自身的特色：Arriba Soft公司的Arriba Express，提供便利的WebVac功能，能从指定的网站吸取所有的GIF，JPEG及HTML文件；另一个是来自Digital Graffiti公司的 Mabango（从前称 Cura），允许用户通过边线代码来追踪物理资源（如Zip磁盘）。

工作组编辑
　　这类产品的用户主要是某一部门或小型企业的工作组资源管理器，价格也比较昂贵。它的核心在于部门内部或企业内部可共享目录和元数据，它可作为图像存储的处理中心，比使用专用的服务器（如CD盘盒、RAID列阵或磁带库）更可取。用工业术语来讲，你正采用“三层式结构”：客户、服务器和归档。

　　如果你在适当的位置已安装了这种硬件库，资源管理可使操作网络更具活力。然而，如果你正争取建立一个新网络或转入一跨平台的环境，在购买之前还应考虑以下的技术警告。

　　首先是网络阻塞的问题。使一网络系统平稳运转已经很困难，而资源管理更增大了难度，同时也增加了失败的可能性。虽然某一应用软件开始时可能对新型Pentium Ⅱ服务器运转很好，但需要注意它在通过整个网络时才最需要速度，选好其它的硬件设备，更有助于网络的升级。

　　其次，与单用户图像目录不同，工作组产品具有不同的安全保证特性，反而限制了特定资源的存取。尽管这种特性能简化版本控制和使工作流程更高效的工作，但某些人将不得不设置管理员密码，安装记录器和通过登陆许可才能进入。

　　最后，资源管理倾向于一种全效或无效的主张：一旦采用了，对媒体管理的程度就会更加深入。这意味着迟早需要加大马力，通常采用一种后方数据库支持的方法来实现。许多工作组软件包――Canto Cumulus Network 4.0除外――都有双重额外数据资料库。

　　安装单一用户工具所带来的收益在工作组中得到扩大化，特别是采用中央图像贮存库时。像时间计划、版本控制以及工作组的充分有效利用等的计划管理功能可在时间和金钱上产生大量的受益，而且还可能带来新的收益――如向顾客提供资源管理技术作为附加的服务。

　　这种产品包括Banta Integrated Media, Canto公司的 Cumulus Network4.0,Cascade公司的 Media Sphere, Extensis 公司的Portfolio4.0（服务器版本）和Imation 公司的Media Manager，Inso 公司的MediaBank, Quark Digital Media System(QuarkDMS),以及Xinet的WebNative等。

企业整体编辑器
　　若要在多个部门甚至整个公司范围内进行资源管理，同一型号的编辑器不可能全部实现，因为不同的部门都有自己特殊的需求。而实际上按规格定做又相当昂贵，至少需25，000美元。

　　应购进哪些产品呢？首先应准备一套综合的软件开发配套软件件，使你（或专职顾问）可在多个地点建立支持开放的标准和多种数据库的应用软件。然后，各个部门再由定制的网络浏览器协调各自的内容需要。至此，资源管理器已经不再是对工作流程的管理，而成为商业培训术语的“灵丹妙药”，像企业资源计划（ERP）、及时（JIT）制造、总体质量保证（TQA）等。事实上，财富100强公司以开始采用资源管理作为与名牌、老牌企业竞争的手段，这并非是巧合。

　　至此，资源管理器就可以应用于可变数据印刷、目录出版、图书出版、基于电子商务的网络出版等多种自动化系统了。

　　此类产品包括Bulldog集团公司的Bulldog Two. Zero, Cascade Systems公司的Sure Cast，InSo公司的MediaBank Enterprise Edition, Thomson Cousulting公司的TEAMS，Warp 10 Technologies公司的Digital Toolkit 1.0，以及新产品Zpix公司的Promote（这是一种图像管理模拟器）。

数码服务供应器
　　已经厌烦于考虑100Base Ethernet, ODBC兼容的应用设备，以及“应用Java的方案”， 数码服务供应器（DSP）会帮助你接触这些烦恼。

　　DSP有可能实现一种理想的状况：它具备数字资源管理的一切优点，且没有购买设备和设备过时的风险。带有WamBase服务功能的WamNet设备；Digital Art Exchange(DAX);和新产品带有Vio Digital Graphics Network 的Vio Worldwide(BT与Scitex公司的合资企业)均是这一领域的主要产品，他们已经在图像文件管理上积累了许多经验。除了这些国际级的产品外，许多地方的印前企业也开始行动起来。

　　各个产品成功的关键当然在价格和可靠性，采用Wan Base公司的50-GB的“磁盘库”每月的最低费用为4，000美元，但不久以后所带来的收益就明显增多。此外将你的资源委托其他人保管也需要经过仔细考虑。甚至是保养最好的系统也会偶尔出现故障。

　　运行DSP的最大优点是不需购买硬件，不需安装安装软件，也不需要网络支持。由于大多数服务器都能提供你所需要的空间，DSP的大小也是可变的，使它可满足全国乃至全世界合作者进行共同资源管理的需要。

为什么急于安装？
　　可能你已经安装了某类占先推出的系统，那为什么还考虑资源管理系统呢？

　　虽然对资源管理系统进行一次调查是很必要的，但这需要花费很多的时间和资金。据估计，三年内资源管理平均每年会节约每名员工46个小时，这中潜在的回报率可能是设备总价值的许多倍。

　　同时内容有规划还能带来许多特许和销售所有资源的机会。找不到资源就无法使用，但不知道拥有某一资源又能谈什么销售呢？资源管理还可以帮助你避免超过时间限，损失销售额，以及其它有损失的错误。这正是安装的正当理由。最后，还需考虑最重要的一点：未来的发展。据一项对战略性首要资本的调查表明，资源管理在可变数据印刷和精力充沛的网络出版等工业发展方向上有较好的前途。

　　资源管理仍是一种新兴工具，但可将它比喻为最初的桌面出版变革――可以使你处于领先地位的变革。

　　进行资源管理之前，你需要考虑的问题：

　■　是在企业内部实行数字资源管理，还是利用外界的数字服务提供？
　■　该系统现需多少人员？一年后将需多少人员？两年后呢？
　■　系统的规模可变吗？当时机成熟，获得额外的客户注册难度和花费有多大？更换服务器的结果会如何？
　■　导入或添加元数据容易实现吗？可定制自己的数据域吗？能满足数据的需求吗？
　■　输出品包括哪几种？印刷品，多媒体还是网络产品？或是全部均有？
　■　这一数字化应用能与其它设备匹配吗？能与QuarkXPress、Adobe Photoshop或其它可信的网络工具配合使用吗？
　■　这一系统与传统的已有数据库相匹配的程度如何？
　■　可以任命一专职的资源管理人员来操作该系统吗？
　■　工艺流程中哪几部分已经自动化？还希望哪儿部分成为自动化？
　■　目前的业务中有哪几部分可由资源管理来补充管理?哪些可用Open Prepress Interface(OPI)服务器处理？用动态的网络出版？用可变数据印刷？