组织你的电脑文件

　　电脑已不再是新鲜事物了。你可能现在已经使用个人电脑有一段时间了，并且对所有的应用程序逐渐熟悉。实际上，你一直在向电脑里添加文档和文件夹。可能现在是该整理它们的时候了。

　　一天早晨，你打开电脑想找出一个文件，突然意识到，数以百计甚至以千计的文件杂乱无章地排列在硬盘里。像纸张文件一样，电脑文件也会很容易地变得紊乱而无组织。试试使用以下技巧，可以帮助你用最少的努力组织保存在电脑内的文档。

　　把主要驱动器（也许是C驱动器）看作一个文件柜。就像文件柜被划分成部分和抽屉一样，驱动器被分为目录和子目录（经被称作文件夹和子文件夹）。你通过电脑指令从目录进入一个文件的同时，其实正在遵循数据路径。这可以比喻成打开一个文件柜，搜索一份特定文件。理解了这个图示比喻， 就迈出了整理电脑文件夹的第一步。

　　建立默认目录 如果你把大多数文件保存在单一的文件夹里，可把这个文件夹设置为你的默认文件夹。尤其要注意的是，每次在按下“保存”键之前，最好确定设置是否正确。

　　了解技巧 今天，大多数电脑使用者都在使用个人电脑。要创建一个新文件夹，你只要在菜单里点击“新建”图标，一切OK！

　　创建新文件可以使用“另存为”命令，但是你必须确定，你的指令能够让系统把它正确保存到目的文件夹。例如，准备一封给消费者的信，你也许就想把它保存在“消费者”文件夹里。

　　有逻辑地组织目录和子目录 看看真实的文件柜， 是不是有一个个独立的格子,分别存放雇员文件夹、产品文件夹、消费者文件夹……任何一个定期补充的部分，都要在电脑里有一席之地。这将会使你用最少努力在文本文件和电脑之间来去自如。

　　确定文件夹的次序 例如，在一个文件或文件夹里保存顾客的通信，你既可以用字母（A、B、C……）排序，也可以用数字（1、2、3……）排序。

　　给文件命名要符合规范 计算机虽然有非凡的速度和适应性，但如果你试图用一个它们不“认识”的术语来调用文件时，它们也会束手无策。如果你按字母顺序组织顾客文件，每个文件会以该顾客的名字命名。但是，如果对于一个顾客，你不止有一个文档，会有什么事情发生呢？这时需要把字符“ltr”加入文件名来表明这个文档是一封信件。如果写了很多计划书，同样地，可把字符串“prp”插入文件名来标识该文档的内容。

　　最好使用简单易记的命名规则。未来的电脑搜索会更加简单，允许你只需文件名的一部分而非全部来搜索。

　　电脑文件和文本文件命名注意保持一致 两者命名完全相同是最理想不过了，你可以很轻松地调用电脑文件和文本文件。

　　添加后缀，简化文件搜索 如果你收集了数量庞大的信件，导致搜索时间过长，那么就加上一个特定的后缀，以进一步指定每一个文档的内容。例如，有大量给顾客的计划书，不妨在后缀上加上一个日期。一个在1999年4月接收到的文件John Smith可命名为SmithJprp0499

　　分项创建特定的目录，不要简单地放在一起 要保存个人文件可以创建“私人信件”；下载的文章或游戏，以备以后不时之需，可以保存到“临时”文件夹里。总而言之，遵循原则：保存文件严格按内容分类，文档内容和文件命名保持一致。

　　覆盖原有内容时要当心 创建新草稿或新文档时，确定给原始文档定位正确，不要无意中又额外创建了一个文档。否则，你会不可避免地把那两个文档弄混。如果必须要在创建文档后做一个备份，记得做适当的文档次序注解，例如Jonesprpversion1、Jonesprpversion2、Jonesprpversion3等。

　　临时的信息保存在临时文件夹里 与其把它们存为永久文件，导致硬盘驱动器混乱，不如考虑建立一个临时文件夹。每星期定时清理内存，或建立一个旧有内容可被新存入内容覆盖的临时文件夹。

　　还有一种方法，建立名为“today”文件夹，提供名为“星期一”、“星期二”、“星期三”、“星期四”、“星期五”的文件，在这个文件夹里保存从周一到周五的临时信件，当天工作结束时把它们打印出来。当下一星期开始时，删除“星期一”内的旧有内容，将该天的临时文件存入。在接下来的几天内，重复以上的事情。

　　确保你的命名规则和文件系统在不同机器内是通用的 有时你会在家中电脑上保存一个文件，然后用磁盘或电子邮件的方式带到办公室使用，或者把通信和电子数据表保存到便携电脑中,以后再转移到电脑中去。如果电脑间的文件系统不通用，就会造成麻烦。

　　搜索 在Windows95或Windows98中，在“开始”菜单中点击“搜寻”选项，或在Windows3.1中，在文件编辑中使用“搜索”命令。要知道，这个步骤比典型的文件搜索所需时间长。并且，如果你无论如何也不能记起文件名（哪怕其中一部分），搜索就不会成功--这是使用有逻辑、规范化命名规则的又一原因。

　　定时整理每过一段时期就应删除不必要的文件。例如例行公事的信件（尤其是有打印出的附件的）、下载供阅读的文章、别人寄给你的各式各样的文档等。良好的整理方式还意味着在外部存储器上做文件备份。如果备份一个文件系统太费时间的话，至少要备份重要目录和软件程序。这项工作最好每天都做。

　　记录所有文档中的文件名 为每个文档建立目录和文件名。便于参考，有利于随时从系统中调用任一文件。

　　做一个目录 就像你的文本文件有一个清单一样，电脑中的文件也不可缺少一个好的目录。一旦有了它，你和你的工作伙伴可以轻易地找到目标文件。

　　像纸基文件一样，电子文档也需要进行完善的组织和整理，花一点时间好好规划整理一下，你会发现这是完全值得的。