PDF是Adobe公司开发的一种开放式的电子文件格式，不论使用何种电脑平台或应用软件编辑的文件，几乎都可以转换成PDF格式互通使用。
一、排版软件如何生成PDF文件格式
目前常见的排版软件对于PDF文件格式直接的支援程度并不高，大部分的排版软件无法直接转存PDF文件而必须靠打印的方式来产生。如PageMaker、Quark Xpress或Illustrator必须加装外挂程序才可以转存成PDF文件。基本上各种软件所产生含中文字体的PDF文件，须通过Adobe公司的Acrobat生成，大致上可分为三种产生方式：
① Acrobat PDFWriter——适合书刊之转换，速度较快而文件容量小。
② Acrobat Distiller——对画册等复杂文件有较高的转化质量。
③ 曲线EPS——文件容量最大。
二、PDF文件格式的特点
①设备无关性：一般PostScript文件中包含了多种可能的合法程序码，在某些条件下可能无法运行。例如那些依赖某些特殊字体结构、或输出设备的程序码。相反的，PDF格式不含任何程序结构，因而使得它更加安全，也更适合以电子资料形式存储或传输。不管在哪一种电脑上制作的文件，只要能转成PDF格式，拿到另一种电脑上就能毫无困难地打开阅读、打印及输出，更能维持制作时的格式与版面。
②字型内嵌：在转换时可以选择将文字字体内嵌入PDF文件之中，即使一个中文PDF文件可在没有安装中文字体的纯英文系统中正确开启列印，真正达到文件交换网络无国界。内嵌字体的最大优点是解决文件产生者与输出者之间字体不同或对应错误的问题，现在的PS流程是用字码对应，且必须是同一家字体公司的同一系列版本才可完全对应，字体内嵌可将此问题一劳永逸地解决。
③高压缩性：PDF是互联网时代的产物，为了网上交流方便，需要极大的压缩比。作输出用途时，为了保证质量而选择稍大的压缩模式，但仍然可以得到30％～80％的压缩率，方便在宽带网上传交输出公司。
④各页独立：PostScript文件的各页间是相互关联的。你在跳到某页之前必须把它前面所有的页都处理过。而PDF格式并没有这个限制。
三、用Acrobat Distiller生成PDF
要先通过PS打印机创建PostScript文档，再用Distiller解释这个信息生成PDF。这个过程可以在Distiller内一气呵成，也可以分开进行。
把ps文件打印进指定的监视文件夹，由Distiller自动转换成PDF。为了输出而生成PDF时必须对其属性作出一些相应的设置。分三个方面进行：
1．创建PS文件的设置，在打印机上进行设置。
首先在开始菜单中选取【设置】>【打印机】，然后右键点击Distiller打印机，再点【属性】项，进行各项设置。
字体转化设置：在窗口顶部点击【字体】选项卡，应选取：“始终使用TrueType字体”使输出结果与打印样完全一致。
【纸张】版面设置：要预留边空在印刷品的成品尺寸以外，菲林需要各留7.5mm边空，以放裁切线、对位线色标以及出血位，打印机预定的纸张大小要重新设定。
【图形】下的分辨率选取：2400DPI已足够。
【详细资料】下[使用以下驱动程序打印]选：“AdobePS Acrobat Distiller”。[打印到以下端口]可视你的喜好分别选取。
【添加端口】下点击[其它]后在激活的窗内选取“PDF Port”后，为输出文件指定存放的文件夹。在此设定下，PS/PDF一气呵成。
“FILE：（在磁盘上创建文件）”在此设定下，通过打印而创建PS或PRN文件于指定的“监视文件夹”，待转换PDF。[next]
2．从PS转换为PDF的设置在Distiller.exe进行。
Distiller运行如下：
①互联网上传送的PDF要小，印刷用PDF要精，作业选项提供了不同应用的选择：
Screen Optimized（屏幕优化设置）、Print Optimized（打印优化设置）、Press Optimized（印刷优化设置）。
一般可根据情况进行选择。不过正式输出时，建议自定义一套自己的作业选项：先选中Press Optimized（印刷优化设置）做基础，然后再执行【设置】>【作业选项】：
【压缩】：把“彩色位图图像”及“灰色位图图像”的“质量”选取由原来的“最大”改为“高”，可以使文件尺寸减少40％，提高转换速度一倍，而基本不损害图像质量。
【高级】：文档结构常规下的“处理DSC注释（P）”——要把√取消，不要注释！
【字体】：“当嵌入失败时”选“警告并继续”不能生成PDF时易查知其原因。以上设置完成后，“确定”后会弹出“将作业选项另存为”菜单，指定你的作业选项名称。
②【文件】 > 【首选项】取：使用Distiller打印机时查看PDF——自动查看。
③【设置】 > 【监视文件夹】
设置后，一旦有PS文件进入监视文件夹，Distiller将自动把它转成PDF。
3．只使用一次，如特殊的版面尺寸，在打印前进行。
使用不同的软件，打印机的选项不尽相同，除了PM6.5，如为“Word”、“Corel”等软件，还需要：■打印到文件。
【打印机】：选用典型安装的Adobe Distiller打印机。即使是自己打印彩稿，也先转成PDF再行打印，可避免许多错误。
四、使用不同排版软件的注意事项
1. PageMaker排版软件
创建PDF文件时一定要先按着ALT键再点[文件]然后拖至[打印]，否则字型不能内嵌！这是PM6.5的内在缺陷。
2．CorelDRAW等图形软件
自动把字形Outline，故无文字内嵌问题。
3．PDF的字体内嵌
安装Acrobat时选“典型安装”，就会把打印机及PPD文件自动装好。
字体内嵌：把你的TrueType字内嵌入PDF，虽然令文件稍大，但是完全避免了在输出中心替代字符时发生错误的危险。不过有些TrueType字的生产者对此加以限制，如方正新的TrueType简体字，请勿选用。如何查阅字体有无限制，可参阅Acrobat帮助P79。
检查内嵌的字体：PDF文件如未内嵌字体，输出时就要进行替换，无法保证屏幕/打印/输出的高度一致。故需检查一次。方法是用Acrobat打开PDF文件后，点击【文件】>【文档信息】>【字体】，观察其字体信息。如【使用的字体】下出现的是“嵌入的子集”是成功的；出现“FZYTJW——GB1-0”则表明没有嵌入字体。
第一行的字体虽然未有嵌入，但【编码】下为Windows的字体表明，这是系统常用字体，替换不会出错。
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