邮件的设计技巧

　　在设计大宗邮寄项目的时候，使用黑色信封、带香味的油墨和华丽的造型也许能使你的作品看起来既时尚又迷人，但你的客户也许要为此付出惊人的代价。

　　在旧金山负责美国西海岸业务的邮件设计分析员雷·瓦尔德斯（Rey Valdez）说：“当设计师产生设计灵感的时候，他们根本不会考虑到邮件的邮寄能力。”

　　邮件设计分析员也许能帮你的客户解决这个令人头痛的问题。美国目前共有160多名邮件设计分析员，他们能为印刷厂、广告代理商和平面设计师提供建议，帮助他们解决信件的邮寄问题，其中包括测试设计师所选择的纸张厚度、背景颜色、弹性、硬度和条形码印刷的容差是否恰当。

　　他们还将在印刷前审查原稿。瓦尔德斯通常会与指定的设计师进行合作，并且他比较喜欢查看PDF文件，而不是传真文件。他说：“传真的文件总是要缩小尺寸，这可能会使我看到的东西与实际情况不符。”但是在对封闭物或所使用的材料产生疑问的时候，他还需要检查实物。

　　有助于减少你的花销

　　美国邮政服务公司想要让设计师和印刷买家准确地了解邮政局的设备和工作人员都能做些什么和不能做些什么。他们刚刚在旧金山举行的邮件设计研讨会就重点讨论了邮件在处理过程中不需要收取额外费用的条件。

　　当成千上万封邮件被发送出去的时候，那些附加费用就会增长得非常快。如果有的信件不能被设备所识别，那么邮政服务公司就会对每一封不能被识别的一级信件和预拣信件分别加收13美分和 0.058美分。此外，他们还将对每一封不能被机器识别的标准信件和公益性信件分别加收0.042美分和0.021美分。这样一来，我们很容易就能看出：增加的邮寄费用要远远高于人们的预期值。

　　当然，邮政部门也能向设计师提供一系列免费的出版物，帮助他们优化邮件的设计，例如《信件和回复邮件的设计》，这本书能让你学会所有需要掌握的知识，以及如何使信件获得最佳的邮寄费率。根据你在邮政部门或网络上提出的申请，这些书将被一一送到你的手上。

　　提防颜色和纹理

　　自动化的信件处理系统需要在高速下读取地址，而且比较喜欢白色或浅色的纸张，因为这样文件相对来说更容易读取。有些带有明显纹理的纸张是不能被这个处理系统所接受的，特别是那些含有黑色纤维的纸张，因为它们在扫描过程中很容易与邮寄地址混淆。

　　在信封方面，要特别注意那些印有安全图案的信封。这些图案在纸张上所占的比例不能超过15%。另外几种不能在预拣设备上进行处理的信封是polywrap信封、热收缩包装或纺粘型烯烃合成包装。

　　正确的油墨

　　邮件设计分析员还将检查你的油墨颜色是否符合要求。在任何一个扫描过程中，红色都是一个问题，某些金属色可以使用，但必须要向邮件设计分析板公司提交写有地址的样品，便于分析员对其进行对比测试。

　　正确的字体

　　如果你想让自己的印刷品顺利通过预拣设备，其实是很简单的一件事。邮政部门建议你使用sans serif字体，还有人推荐Helvetica、Arial Black、Copperplate、Courier 和 Lucida Sans等字体。
很多常见的字体都不能用，因为它们在与其它字体一起使用时会出现问题。Serif字体和script很难读取，粗体字又太厚了。字间距、窄身字和斜体字能够创建不规则的字体或重叠字体。此外，不要使用下划线或网格，除非它们的扫描识别率能够达到15%。

　　邮件的形状

　　你想让自己的邮件拥有独一无二的造型，并借此来吸引客户的注意力。但是一个奇形怪状的邮件不仅会增加你的设计和印刷成本，而且也会有不能邮寄（例如圆形明信片）或收取额外费用的危险。

　　新的形状标准和定价方式的出台意味着你的邮件形状直接决定着你需要支付的邮费。举例来说，像正方形和管状的邮件就需要收取较高的邮费或附加费，因为它们全部需要手工处理。

　　邮政部门将向你提供一个尺寸标准样板，帮助你检查邮件的形状和尺寸，以确定它是否能够进行自动华尺寸。标准尺寸的邮件必须是长方形的，带有四个角，并且对边平行。它们至少要有3 1/2英寸高，5英寸长和0.007英寸厚，而它们的最大尺寸不能超过6 1/8英寸高、11 1/2英寸长和1/2英寸厚。

　　需要注意的是：明信片的最小尺寸同样为3 1/2英寸高，5英寸长和0.007英寸厚，而它的最大尺寸为4 1/2 英寸高 x 6 英寸长x .016 英寸厚。如果你的明信片不能达到这些尺寸的规定，那么邮政部门也许就会把它当作信件来收费了。

　　避免附加费的几个窍门

　　* 进行自动化预拣的最低邮件数量为200封或50磅，而对一等信来说，最低的自动化预拣数量为500封或50 磅。
　　* 避免使用正方形的邮件。它们不适合放进邮件处理设备，而且你将为此付出额外的邮费。
　　* 把邮寄地址填写在与信封的长边平行的地方。
　　* 保准邮包（包括管状和其他类型的包装）都会收取“残余形状附加费”，其中包括处理大体积或异形信件的额外成本。
　　* 不要邮寄在普通信封中邮寄大体积的异型物品，例如铅笔或瓶盖等。你不仅要为其支付更多的邮费，而且这些东西还有可能穿透信封，出现丢失或损坏邮寄设备甚至是引起事故的情况。

　　现在，美国的一等邮费已经从39美分增长到了41美分，因此我们必须要知道如何才能避免在邮寄过程中出现过多的附加费。你要在为客户节省时间和资金的情况下，使他们的商业信件及时被送往目的地。