编者按：这是一个先有鸡还是先有蛋的问题：到底是数字彩色生产型印刷机促进了事务性促销文件的增长，还是事务性促销文件的增长带动了数字彩色生产型印刷机的发展？无论这个问题的答案是什么，你都要找到让它们为你服务的秘诀。
目前，很多企业都通过生产和分发事务性文件向客户传达详细的交易数据，例如：银行和电话帐单等。而在客户收到的所有信件中，他们最愿意打开和阅读的就是事务性文件。由于知道这种文件很受消费者的欢迎，所以有些聪明的企业就会根据客户的偏好或购买习惯在这些文件中添加个性化的信息或促销材料。而交易数据与促销广告的完美结合恰好就为我们创造了功能更为强大的事务性促销文件（transpromo document）。
事务性促销文件的应用非常广泛，我们经常能够在银行帐单多出的页面或边栏上看到各种各样的促销信息。事务性文件上多出来的这部分空间其实就是用来向客户传达促销信息的。
数字彩色印刷机使事务性促销文件的作用得到了充分的发挥。企业可以把重要的事务性信息和关键的促销信息印刷成彩色的，以吸引客户的眼球。作为读者，肯定会把注意力放在彩色的信息上。研究表明：彩色信息比黑白信息更容易给人留下深刻的印象。通过用彩色油墨突出文件中的个性化信息，企业能够更有效地向客户传达营销信息。
为什么是事务性促销文件？
各种规模的企业都想用事务性促销文件保持自己的市场份额，增强自己在客户群中的渗透力。这些企业利用交易数据与客户进行个性化的交流。新型数字彩色打印机能让企业更容易地将事务性文件中的重要元素和促销信息印刷成彩色的。
印刷服务供应商是数字彩色生产印刷市场上的传统领导者。它们早在几年前就引进了数字彩色印刷机，并把成本分摊到了每一个客户的身上。随着印刷服务供应商的成功，企业印刷生产中心和内部印刷厂也开始对数字彩色印刷机进行投资，以满足客户的各种需求。
自从引进了数字彩色复印机/打印机之后，很多企业都具备了生产事务性促销文件的能力。而数据中心和印刷中心的合并也能让文件的设计者看到开发事务性促销文件所需的客户信息。
事务性促销文件的内部开发和生产能给企业带来两个非常重要的好处：他们不但能对敏感的客户数据进行控制，而且不会被局限在某些印刷供应商特定的界面或平台上。
通过实现文件的内部生产，企业能够加强对数据安全的控制。联邦法规——其中包括萨班斯-奥克斯利法案(SOX)和健康保险流通与责任法案（HIPAA）——要求企业必须保护客户的个人信息，并验证印刷服务供应商的数据处理方法，以防止数据脱离企业的控制。
尽管如此，内部印刷生产也存在着一定的问题。企业必须要随时保养和更新自己的设备和软件，以满足客户不断变化的需求。此外，他们还需要拥有专门的生产资源。
发生了什么？
事务性促销文件的生产需要用到特殊的软件和硬件。文件组版软件可以用来为事务性表格嵌入商业规则和数据信息。人们还可以用特殊的软件处理个性化数据，并为每一名客户创建一个含有个性化促销信息的独特文件。随后，内部生产中心或印刷服务供应商就能用高速生产型打印机输出这些文件了。
过去，数字彩色印刷高昂的单价使很多大批量生产客户望而却步。数字彩色印刷机能够生产事务性促销文件，但数字彩色印刷机生产一个页面的成本在3到10美分之间。近些年来，数字彩色印刷的成本已经出现了大幅度的下降，这使得大批量彩色数字生产的前景变得更加乐观了。
然而，由于事务性促销文件是以事务性文件为基础的，所以大多数企业都用AFP/IPDS或Metacode/LCDS数据流来创建它们。如果印刷机不能支持这些数据流，工作人员就要在把数据流发送给彩色印刷机之前用转换软件对其进行转换。
此外，长版的事务性促销文件一般都需要印刷数百万个页面。虽然数字印刷机的速度非常重要，但企业也要考虑到印刷机的占空比，它指的就是设备每月可以生产的最大页面数量。
多种选择
生产部门可以在多种生产型数字彩色印刷机中进行选择。数字印刷机的经销商还能为客户提供喷墨、墨粉和液体油墨设备以及单张纸和卷筒纸印刷机。以下这些数字彩色印刷机都能支持生产事务性促销文件所需的一种或多种可变数据格式。
佳能CLC 5100是一款每分钟能生产51个彩色或单色页面的生产型复印机/打印机。它能在多种纸张上进行印刷，而且具有联机的印后加工选项。这款打印机能以400x400 dpi的分辨率输出彩色图像，而且它的数字前端处理器能接受PostScript 和 PDF数据流以及FreeForm 2和PPML等可变数据语言，因此非常适合用于事务性促销文件的短版印刷。
惠普Indigo 5000能在一系列涂布和非涂布纸上进行印刷。它不但能以812 dpi的分辨率输出四色图像，而且最多能支持七色(四种标准色加三种潘通色或六种高保真色加一种潘通色)印刷。此瓦，这款印刷机还支持惠普DreamColor技术，能为用户带来更强的色彩匹配和色彩管理功能。
惠普公司还于近日推出了自己最新的Indigo 5500印刷机，这款印刷机能支持PostScript level 3、PDF 1.5 、PDF 1.6、PDF/X-1a:2001、PDF/X-3:2002、TIFF、JPG、EPS、PPML和JLYT等多种格式和标准。
IBM Infoprint 5000喷墨型数字彩色印刷系统是在2006年底正式推出的，并参加了今年四月举行的On Demand展会。这款印刷机采用了水性颜料油墨，并且能达到720x360 dpi的打印分辨率。Infoprint 5000的控制器目前能够支持PostScript 和 PDF语言，但IBM公司声称计划在将来为其添加对AFP数据流的支持功能。
柯达NexPress 2500是一款以墨粉为基础的单张纸彩色印刷机，它配有五个成像单元，前四个成像单元能够进行一般的四色印刷，最后一个成像单元可以用来印刷专色、涂布或上光油。这款印刷机主要是通过递纸滚筒将墨粉图像转移到纸张上，因此它能在包括复合纸在内的多种纸张上进行印刷。此外，NexPress 2500的控制器还能接受静态的PostScript和PDF格式以及VDX可变数据流。
柯达还推出了一系列告诉喷墨印刷机。柯达VersaMark VX5000e是一款喷墨卷筒纸印刷机，它能以328英尺/分钟的速度印刷单色、专色或四原色。它具有更高的分辨率，能用墨滴来改善图像的质量。它的控制器能够支持IPDS和PostScript数据流以及VPS 和and PPML语言。
柯尼卡bizhub C550是一款多功能复合一体机，它能分别以55 ppm 和 45 ppm的速度印刷单色和彩色页面。这款打印机能在一次走纸的过程中完成四色印刷，并采用了超细墨粉颗粒，因此能够生产出精美的线条和艺术品。bizhub C550能够接受PostScript、PDF、PCL和可变数据格式，并且非常适合生产短版的事务性促销文件。此外，它还具有打孔和小册子制作等多个印后加工模块可供用户选择。
奥西VarioStream 9240是一款连续式的卷筒纸四色印刷机，它的最高速度为172 ppm。这款设备能进行单色、一种或两种专色以及CMYK四色印刷。根据印刷颜色数量的不同，它的速度也会有所不同。VarioStream 9240能用奥西的CustomTone专色墨粉进行印刷并具有一系列联机印后加工选项。此外，它还采用了奥西的IPDS控制器，并且能在奥西PRISMA印刷管理解决方案的驱动下工作。
理光Aficio Color 5560是一款多功能复合一体机，它能以55 ppm 和 60 ppm的速度进行单色和彩色印刷。这款多功能复合一体机具有铁丝平订、书刊装订和打孔等多种印后加工功能，并且采用了四鼓式景点转移系统，能在一次走纸的过程中将600 dpi的彩色图像通过内部传送带转移到纸张上。它的前端处理器能接受PostScript和 PDF数据流以及FreeForm 和 PPML可变数据语言，因此这款设备也是人们进行个性化和短版印刷的理想选择。
赛康6000数字印刷机拥有五个印刷单元，能将干碳粉和显影剂粘在光电鼓上的激光图像上。除了标准的四色印刷之外，这款印刷机还用剩下的一个印刷单元能进行专色印刷或涂布。此外，它还能在一次走纸的过程中完成双面印刷。据了解，赛康X-800控制器能接受PostScript、PDF、VDX和PPML数据流。一个可选的IPDS控制器还能帮用户接收和处理事务性数据流。这款数字印刷机比较适合进行事务性促销文件的中量印刷，速度相当于160 ppm。
施乐iGen3 110采用干碳粉进行印刷，并能保证图像的前后套准。这款印刷机能生产出质量极高的图像，速度也能随页面的尺寸而变化。有三种数字前端（DFE）处理器可供iGen3 110进行选择，每一种DFE处理器都能支持不同的数据流，但它们普遍都能支持LCDS和IPDS事务性数据流。此外，它们还能让企业为多种设备选择一种彩色工作流程和可变数据输出格式，从而减少了活件转移过程中出现的麻烦。
展望未来
事务性促销文件是整个客户通讯战略中的一个重要组成部分。随着市场竞争的日益激烈，企业需要通过更全面更有效的通讯方式使自己的产品和服务在市场中脱颖而出。当然，除了印刷媒体以外，它们还可以通过电子通讯渠道与客户进行交流。
每一个企业都需要建立一个在全公司范围内实施的文件战略。这个战略不但要考虑到印刷或电子文件以及创建文件所需的个性化信息，而且还要考虑到文件对接收者所产生的影响。企业的智慧和客户关系管理工具是组成一个文件战略的关键元素，它们能为这个战略提供最准确的信息。
组版解决方案和数字彩色生产只是整个事务性促销解决方案中的一个组成部分，这与人们为某一个特定应用领域体提供的解决方案截然不同。企业可能要为文件战略找到多个解决方案，以实现自己的近期和长期的发展目标。
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