英国的外包印刷管理：我们能从中学到什么？（上）

    编者按：印刷管理和业务流程外包企业是印刷业中的新兴力量，为了对他们的经营状况有所了解，我们对英国TripleArc PLC公司的首席执行官Jason Cromack先生进行了采访，想要从他的谈话中找到值得我们去借鉴的东西。

    一些企业家已经注意到印刷管理服务正在被越来越多的企业所接受，而且它已经在英国拥有了十多年的发展历史。而今天，我们就要找到出现这种情况的真正原因。是成熟的时机还是其他因素促进了外包印刷采购服务的发展？

    AccessPlus是一个领先的印刷管理和企业通信服务供应商，同时也是英国最大的印刷管理和企业传播公司TripleArc Plc集团的子公司。该公司在2006年取得的收入为4500万英镑（8900万美元），它们主要在五个核心服务领域为客户提供综合性解决方案，其中包括：印刷管理、数据解决方案、文件管理、后勤和配套的商业性活动。AccessPlus公司用自己创新的优先采购、电子商务和工作流程技术来简化印刷生产和封装流程。

    以下就是记者对Jason Cromack先生的采访内容;

    记者：在过去的几个月里，我们对印刷管理和业务流程外包领域进行了研究。虽然业务流程外包在英国已经成为了一个相当成熟的商业模式，但在美国，仍有很多新的商业模式涌现出来。因此，您能否首先谈谈自己是如何为印刷管理流程增加价值的？

    JC：早在1982年的时候，我们只是一个经营模式非常简单的印刷经济和经销公司。公司当时打出的宣传口号是：“我们能帮你买到和储存价格更加便宜的表格，并能在你需要的时候把它们送到指定的地点。”

    随着时间的流逝，原始的经营模式已经受到了网络技术和其他新兴技术的冲击。我们的母公司TripleArc也随之开发出了能够降低印刷采购流程成本的技术和能够降低修改成本的PDF编辑工具。随着企业的发展，我们的购买力和与行业领先的供应商的合作能力也有了一定的提高，因此能为客户提供成本效率更高的服务。

    AccessPlus目前能在五个领域为客户创造价值：
    * 通过采用成本较低的供应资源；与更加广泛的供应商进行接触；充分利用季节性资源，找到具有较低的成本曲线的供应商。
    * 通过运用价值工程帮助我们的客户设计产品，从而使材料和生产技术得到充分地利用。
    * 通过降低传输文件的成本；考虑邮资、配送、储存和折旧等因素，并采用按需印刷等技术。
    * 以减少浪费和降低采购成本为目的重新设计生产流程。
    * 技术在我们所提供的产品和服务中起到了至关重要的作用。我们的母公司TripleArc在2000年的时候还只是一个网站，与Noosh、58K和Printellect等公司类似，主要开发降低印刷采购流程的成本的技术。但从那以后，TripleAr又开发出了在线软件解决方案，从而简化了从原稿确认导致账管理再到产品配送这一整个供应链的流程。
    * 考虑客户想要达到的目的，并努力通过更便宜或更有效的其它方式来达到同样的目的。在这方面，我们主要采用了多媒体和数字技术。
    任何一个单一的制造商都不可能通过这种方式为供应链增加价值，因为它们已经局限于某一种特定的生产技术，换句话说，这些企业不具备我们所拥有的灵活性。

    记者：当你观察印刷供应链的时候，认为这个供应链中还有哪些可以进一步发展的环节?

    JC:我们目前管理着供应链的方方面面，有时候是设计和活动策划，有时候是生产、配送和跟进，例如对优惠券和客户来电的处理。如果一定要我对给出自己的答案，那么我想是“一切都取决于我们的客户”
举例来说，我们曾经与一个音乐零售商签署协议，为他们提供店内宣传材料。作为合作协议中的一个组成部分，我们要负责管理每周两次的销售点宣传。这都是关键业务，而且由于准备时间比较紧张，所以它们进入市场的速度就成为了人们重点考虑的因素。

    我们用在线PDF编辑工具和供应商管理技术简化了原稿和样张确认流程。实际上我们还抽调了精兵强将来管理我们的业务。我们根据合同内容选择了最合适的印刷厂，从而为客户节省了大量的成本。此外，我们还简化了印刷品进入店面的方式。

    所以实际上，除了创意以外，我们做了所有的事情。广告代理商提出创意，并用我们的PDF编辑工具来编辑和发送文件。在这些文件得到客户的确认之后，就会被直接发送到生产部门。

    我们已经通过重新设计工作流程减少了服务于这个项目的员工人数，这是一个比较理想的解决方案。实际上我们不仅拿出了一个成本效率较高的方案，而且提高了把产品推向市场的速度。

    与此同时，我们还能通过自己的经销渠道管理印刷品，并借助于透明的合作关系保持最合理的印刷价格。
记者：到目前为止，您介绍的都是印刷采购流程，那么对于不需要印刷的网络文件，贵公司又是如何处理的？

    JC：在AccessPlus公司，我们拥有五个核心的服务主题，它们分别是印刷管理、文件管理、数据解决方案、后勤和配套的商业性活动。

    虽然印刷管理在我们的服务主题中处于核心地位，因为它在企业的通信支出中占有很大的比例，但我们意识到还有很多服务能够支持这些文件的传输。举例来说，我们可以管理工资发放解决方案，从劳资部门获取数据，进行数据处理，打印工资条，并把这些工资条送到每一个员工的手里。

    此外，我们还能提供数据清理服务，为客户建立和运行数据库程序。这样一来，我们就能为这个工资发放解决方案增加更多的价值。我们建立的数据库程序成让人们选择用PDF文件来代替硬拷贝文件，从而极大地减少了生产和邮寄成本。

    英国的印刷管理市场比美国要成熟一些，我们的很多客户都拥有印刷管理合同，并至少已经更新了两到三次。为了不断降低成本，我们需要进一步挖掘供应链中潜在的机会。数据就是供应链中一个重要的组成部分，同时也是企业通信计划中的核心内容。

    我们想要的最终结果并不是印刷单价的降低，而是通过减少单位印刷的数量和提高生产效率来降低整体成本。我们所扮演的是一个顾问的角色，目的就是使企业间的通信变得更为顺畅。我们经常会直接与广告代理商合作，并把最先进最有效的信息传送方式介绍给他们。

    虽然我们目前提供的电子封装服务或按需印刷文件越来越多，但在后勤服务方面，我们主要从事的还是印刷材料的封装。我们的后勤部门拥有105000平方英尺的仓库，但我并不想拥有这么大的存储空间，因为我想帮助客户意识到他们浪费了多少纸张，并且希望他们能够选择按需印刷解决方案。我们想为客户提供及时的文件，为它们增添动态的元素，从而使接受者对它们更感兴趣。

    我们想尽可能为客户提供更多的服务。随着新一代合作协议的履行，我们也需要在供应链中找到更多可以增加价值的环节。(必胜原创，转载请标明出处！)