原料采购、物料管理、计划与时间安排、产品记录等等都是保证印刷工作顺利进行的重要环节，下分述之：

原料采购：
　　我们所称的原料采购是指除印刷机器之外，与胶印直接有关、不能缺少的印刷材料，主要是指油墨和纸张的购买。

　　购买油墨时，应遵循以下几条原则：
　　1、与两家供货商保持密切的合作关系。这样做，可以在意外发生时，由另一家作为替补，以避免损失，不影响生产。与多家供货商建立联系既不可取也不必要，因为维系这种关系需要花费很大的精力。

　　2、购买产品的质量而不是价格。

　　3、油墨的墨色要浓、服务要好。尽管稀墨汁价格便宜，但颜色浅，反而会更浪费。

　　纸张采购同样遵循以上原则，但要加入最重要的一条：准备详实精确的采购清单，防止漏项，按计划做到时间、地点准确无误的交货。

物料管理：
　　物料管理包括生产材料的安全储存、经济运输以及正确发货等几个主要方面，它是印刷生产中极其重要的环节。良好的物料管理，应做到既不耽误生产，又不要发生材料堆积现象。纸张处理是物料管理的重要方面。工作中，首先应检查纸张的到货情况。看看是否有损坏情况发生，若有，拍照下来，做为日后索赔的依据。第二、合理安排运送过程。采用恰当的工具设备，采取有效的方法手段，避免在运输过程中，造成纸张不应有的损坏。第
三、纸张储存时，应提前做好安排，注意防湿、防潮、避冷热。卷筒纸避免侧放，同类产品放置一处，以提高印刷工序的生产效率。最后，整个物料管理还应做到随叫随到，适时而同步地符合生产工序的要求。

生产计划与时间安排
　　印刷是一个环环紧扣、各部分既独立又重合的生产过程，生产安排应做到前后照应，统筹协调，实现最低花费最高产量的目标。做到最低花费最高产量，关键要了解与产量有关的各种花费。生产产量是指单位时间内，一个车间所能印制出成品的数量。一般来说，整体产量越高，固定费用越可摊薄，也就越有可能变为微不足道的开销。供热、照明、房屋租赁、电话、标牌维护等等均属此类。而另一类费用，如墨汁、纸张、生产人员开销和其它原材料费用，则不能摊薄，它们的单位成本基本一致，最多只可能由于量大而有一定的降价优惠而已。

　　生产安排包括材料、供应、补给以及人员等的安排工作。合理安排意味着工作负荷适当，既不能空闲生产，造成浪费，又不能太重，而影响到产品质量。具体安排要考虑人员费用、加班补贴、生产负荷、机器能力、干墨速度等等各类生产要素。近年来，计算机的应用可使这部分工作变得很容易。

　　在计划安排之时，一个最重要的工作就是决定哪一份工作是按“传统方式”进行，哪一份要按“电子方式”处理。一份印刷工作是否采用用数字相机或扫描仪将图象转换成半色调的方式进行印前处理，是要通盘考虑整个处理量、计算机的内存以及图象能否半色调处理等问题的工作。如果稿件比较复杂，还必须与原设计人员进行协商处理。

　　合理安排工作计划提高工作效率的一般办法有：
　*按时序安排印刷任务，保持工作繁忙。这通常都是一种最佳的选择。

　*将所有需要相似拍照程序处理的工作安排在一起。

　*根据色彩按排工作。通常应从最浅颜色的印刷活件起开始印刷。这样可以缩短工件的准备时间，并且印制出更亮丽的色彩。

　*将采用相似印后装订方式的印刷工作安排到一起，可以减少工作的调整时间。

　*把相近一类的工作集中安排到某一段时间内完成。可以不必重置机器参数，提高了印刷与装订工作的效率。

产品记录
　　产品记录记载的是过去发生的事情，可为今后的工作安排提供依据。长远看来，它可以决定产品的预期目标，甚至成为日后的标准。短期来说，它也可对不符合计划要求或规定的工作起到纠正矫偏的作用。甚至在发生货运丢失情况下，也能起到追踪的作用。

　　时间记录要记录工作的预期时间和实际完成的时间以及没达到预期目标时，再开始的时间等等。时间、数量记录对工资、消费和工作费用的计算非常重要。不少工作的花费都是基于报价来估算的，通过记录可完成估算与实际状况的对比，实际状况如果与估算差距太大，则要从生产或估算方面入手进行修正。

　　现在，不少厂商都已采用计算机系统进行数据的采集和记录工作，包括工作的时间或花费等等，有关数据将直接送到CUP或公司信息管理系统进行处理。这种设备通常为便携式的手持或挂墙的仪器，配有键盘或条棒进行数字输入。操作人员可以直接输入产品数量、物料的使用状况、工作的起始与结束时间，由机器按周或更短时间出具详细报告。

计算机的应用
　　计算机的使用不过几年的事，现在在印前、印刷、装裱、材料处理等过程中均可见到它的身影。计算机功能强大，适用广泛，主要用在以下几个方面：

　*估测与费用计算----计算机根据经常性开销、原料花费、生产标准或惯常消耗计算出一件工作的消耗。还可以计算出一件工作的具体材料消耗上并按标准预测出它的费用。

　*定货----计算机可完成票件、采购定单、材料及其它定货程序的准备工作。

　*帐单、发票及其跟踪----电脑可依据程序，准备帐单、发票并对它们的实际花销进行跟踪，并完成预测与实际工作的对比，也可用于其它方面的预估工作。

　*纸张贮备、库存及估算----电脑存有所有库存纸张的数据，包括颜色、尺寸、数量等，并可按尺寸或重量计算消耗，甚至给出浪费率等。

　*整个车间产量报告----计算机将各种印刷机器、各种机器的运行速度、参数、消耗等数据打印出来，为确定最佳生产方式提供实际依据。

　*记录保存---所有纸、墨汁、某一时段产量、花费等，都可交由计算机保存。


　　墨汁的库存与计算-----计算机保持实时更新有关墨汁颜色、数量、种类等数据，并计算消耗。

　*制作标准估算单据-----计算机可以打印出标准估算单据，进行例行的估算工作。

　*反转片、印版及其它费用----管理人员利用计算机输入有关的基本信息，方便地进行修改和更新。

　*工作管理与安排-----计算机可以把各种工作的始、结时间、任务安排等记录下来并出具报告。

　*定期的合同和招标时间表----计算机按日期列出各类采购合同和招标计划，供管理者定期审查、准备。

　*折旧时间表-----设备的每年折旧费用也都由计算机算出。