每个印刷企业都会有一些不同年份制造、新旧程度不同的印刷设备，这就很难制订统一适用的目标效率及相应措施。以下的四个步骤或能从整体上帮助印刷企业提高印刷车间的生产效率。
第一步，为每一台印刷机制订基准(定标)。
从车间每个月要印刷的印件中选出一个典型作业或某一类型的作业，记录下印刷准备和印刷运行等各个环节的有关信息，包括印刷准备时间、印刷速度、废品张数、停机次数、印刷机停机清洗橡皮布的次数、橡皮布故障，以及环状白斑等数据，并记录下每次发生停机的原因和时间。然后，根据记录为每个班次进行定标，而且要具体到每一个印刷机操作人员。有了基准之后，就可以据此来衡量采取改进措施后生产效率提高的程度。
第二步，清洁印刷车间。
按照精益生产的要求，建立一个5S计划，并完成五个清理步骤，即整理(Separate)、整顿(Straighten)、清扫(Scrub)、清洁(Spread)和素养(Systematize)。在开始此项工作之前，企业或车间领导首先应当清理一下自己的办公室，为整个企业或车间做出样板。
第三步，请设备制造商帮忙解决设备存在的问题。
带“病”运行的印刷机很难提高效率，所以要与设备制造商一起检查样张，并向他们说明要在印刷机上解决什么问题，获得他们的帮助。这样做可能需要一定的成本投入，但是却能解决印刷机部件磨损或损坏问题。对于印刷车间而言，每个月都要对印刷作业重新进行测量，这样就有可能看到显著的改善。
第四步，在进一步改进中让相关人员参与进来。
相关人员，包括操作人员、设备维护人员以及中层管理人员，都会有自己的想法和建议。应该仔细倾听他们的建议，如果恰当合适就要付诸实施。
此外，还有一种激将法，即把一段时间内的有关生产效率的数字张贴出来，稍显落后的团队就会努力进行改进。比如，一个车间的印前准备时间在20分钟之内，另一个具有相同设备的印刷车间则需要40分钟，那么落后的车间或机组一定会想办法甩掉落后的帽子。保持印刷车间干净整洁是十分必要的。无论车间是大还是小，无论是单张纸印刷机还是卷筒印刷机，都可以做到清洁干净。清洁的设备与环境对提高车间生产能力具有正面效应，而不是负面效应。
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