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Word巧用两例

时间:2004-03-08 作者:宋志琦 来源:印刷世界

  我厂是专门从事书刊、教材印制的单位,排版软件以北大方正书版V7.30和维思报版V3.1为主。在排版工作中我积累了一点经验,希望和大家一起分享。

  1  目录索引的编排

  由于北大方正书版V9.0以下的版本没有编排索引的功能,所以处理起来就有一些麻烦。这时我们可用Word   2000的排序功能来完成索引编排(注:Word 2000中有专业的索引编排功能,但我个人认为排序功能最简单)。具体操作如下:

  ①在Word中新建一个DOC文件,输入需要排序的文字;

  ②拖动鼠标选中需要排序的文字;

  ③鼠标点击【表格】菜单→【排序】→弹出【排序文字】对话框→选择<无标题行>→主要关键字选择<段落数>→类型选择<拼音,升序>→点击<确定>,排序工作完成。如果需要对字母进行大小字排序,可在<选项>→<排序选项>对话框中选择完成;

  ④鼠标点击【文件】菜单→鼠标点击【文件】菜单→【另存为】→输入文件名,保存类型为<纯文本(即TXT文件)>。

  ⑤将保存后的文件调入北大方正书版排版系统,加入适当的BD排版语言即可。

  2  汉语拼音的输入

  为了适应计算机处理汉字信息的需要,1981年我国颁布了《信息交换用汉字编码字符集·基本集》(GB2312-80)。这个标准所收集的字符及其编码称为国标码,又叫做国标交换码。

  BG2312国标字符集由3部分组成。第一部分是字母、俄文、汉语拼音等共682个;第二部分为一级常用汉字,共3755个,按汉语拼音排列;第三部分为二级常用字,共3008个,因不太常用,所以按偏旁部首排列。

  由于计算机键盘的限制,GB2312-80把第一部分中的拉丁字母、俄文、日文平假名片假名、希腊字母、汉语拼音以及各种符号,编入了软键盘(又称动态键盘),即调用软键盘来输入非汉字字符,这在方正书版中来回切换比较繁琐,特别是大篇幅汉语拼音汉字的输入。这里我们可使用Word 2000结合微软拼音输入法3.0来轻松完成输入(注:Word XP以上版本已自带微软拼音3.0输入法,关于输入法的安装在这里就不作说明了)。输入方法如下:

  ①在Word中新建一个DOC文件,并输入需要注音的文字;

  ②拖动鼠标选中需要注音的文字;

  ③鼠标点击【格式】菜单→【中文版式】→【拼音指南】→弹出【拼音指南】对话框。在<基准文字>中会出现你所需注音的汉字,<拼音文字>中出现该汉字的汉语拼音,对于多音字软件会智能自动识别,如有个别汉字注音不对,可人工修改。您还可以对<对齐方式>、<字体>、<字号>等进行所需的选择→点击<确定>,注音工作完成;

  ④鼠标点击【文件】菜单→【另存为】→输入文件名,保存类型为<纯文件(即TXT文件)>,但如果出现不能保存的现象(Word 2000以下的版本),可采用第二种方法保存,操作如下:

  ①将Word排版窗口最小化;

  ②双击鼠标左键打开【我的电脑】→打开其中一个硬盘目录→在目录内的空白处点击鼠标右键→【新建】→【文本文档】(即TXT文件)→鼠标左键双击文本图标,打开文件→将文件窗口最小化;

  ③调出Word工作窗,拖动鼠标选中汉语拼音及汉字→鼠标点击【编辑】→【复制】→最小化Word窗口→调出刚才新建的文本文档→鼠标点击【编辑】→【粘贴】→鼠标点击【文件】菜单→【保存】,工作完成;

  ④将保存后的文件调入北大方正书版排版系统,加入适当的BD排版语言即可。

  上述操作可以使用键盘快捷组合键来提高工作效率,这里不再作详细说明,大家可在实际操作中掌握。


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